Míg 5-10 évvel ezelőtt szinte ismeretlen fogalom volt a fulfillment vagy épp a dropshipping, ma már nagyon sokan tudják, hogy miről van szó, amikor ezekről beszélünk.
Ahogy arról már korábbi cikkünkben írtunk, a fulfillment a logisztikai folyamatok kiszervezését jelenti. Vagyis ilyenkor akár a teljes logisztikai folyamatot (készletezés, árumozgatás, csomagolás, áru feladása, visszáru kezelése) ki tudjuk szervezni egy külsős cégnek. Ez eddig a pontig nagyon jól hangzik, azonban a fulfillment cégek érettsége, felkészültsége és szolgáltatási színvonala között óriási eltérések lehetnek. Ahogy más területeken igaz, itt is érdemes körbejárni, hogy
- mit tud biztosítani egy fulfillment logisztikai szolgáltató,
- azt milyen áron teszi és
- milyen garanciákat vállal.
Ebben a cikkben 16 olyan kérdést szedtem össze, amit mindenképp érdemes tisztázni, amikor kiszervezett logisztikai megoldást választunk.
1. Hol van a fulfillment cég raktára?
Az egyik elsődleges kérdés lehet sokak számára, hogy hol van a logisztikai cég raktára. Ha ugyanis te magad szállítod be a terméket az adott raktárba, akkor nem mindegy, hogy ezért több száz km-t kell mindig utaznod, vagy akár fél-egy órán belül letudod az egészet.
Tanács: nézd meg a térképen, hogy hol és milyen messze vannak tőled a potenciális cégek raktárai.
2. Stabil a cég gazdasági háttere?
Fontos azt is tisztázni, hogy milyen az adott vállalat gazdasági háttere, a fulfillment ugyanis tőkeigényes terület. Ne legyen meg az a veszély, hogy az általad választott partner pénzügyi nehézségekbe ütközzön, vagy esetleg bedőljön. Azt is érdemes tisztázni, hogy mikor alapították a céget. Egy évek óta stabilan működő cégnél kisebb a kockázati faktor, mint egy pár hónapja alakult vállalkozás esetében.
Tanács: nézd meg a korábbi évek beszámolóit, hogy milyen számokat produkált egy-egy cég. A túl alacsony számok mindig gyanúsak. A számok értelmezésében a könyvelőd biztos tud segíteni.
3. Milyen területekre fókuszál a cég? B2C vagy B2B ügyfelekre?
Az adott cég tényleg B2C vállalkozás, vagy igazából csak egy olyan nagy logisztikai vállalat, aki most lépett be erre a piacra? Számos olyan logisztikai cég van, amely évek óta B2B szolgálatásokkal és retail logisztikával foglalkozik, és csak az elmúlt években, hónapokban kezdtek nyitni B2C irányba. Ők jellemzően kisebb darabszámú, de nagyobb raklapok összeállításában jártasak. A napi több száz vagy több ezer kisebb csomag feldolgozására nincsenek még felkészülve.
Tanács: Győződj meg arról, hogy valóban B2C fókuszú cég legyen a partnered. Ezt részben úgy is le tudod ellenőrizni, hogy utánajársz, kik a jelenlegi ügyfelei az adott fulfillment vállalkozásnak.
4. Automatikusan integrálják a rendeléseket?
Amikor egy vevő megrendel egy terméket a webshopban, akkor annak a rendelésnek valahogy be kell kerülnie a fulfillment céghez. Kérdés: hogy jut el a rendelési információ hozzá? Használ valamilyen digitális rendszert? Ha hatékonyan akarsz üzemelni, akkor ennek automatikusan kell mennie.
Az ugyanis nem megoldás, hogy emailben, vagy épp Excel fájlokban küldözgetjük az információkat nap végén vagy hetente. Mert lassú, és nagy a hibafaktor benne. Ráadásul nem automatizálható. Egy profi cég esetében ez nem járható út. De az sem megoldás, hogy a fulfillment cég alkalmazottainak hozzáférést adunk a rendszerünkhöz, hogy onnan kézzel másolgassák ki a dolgokat. Itt is nagy a hibafaktor, ráadásul más kockázatok is megjelennek.
Tanács: Mindenképp olyan céget válassz, akiknél már kiépült egy olyan digitális rendszer, ami képes közvetlenül kapcsolódni a webshop motorodhoz (pl Shoprenter, Shopify, UNAS, Woocommerce). Ezáltal a rendelések automatikusan integrálódnak a teljes folyamatba. Ilyenkor pedig a folyamatos és automatikus adatszinkronizálás kizárja az emberi hibázás lehetőségét. És nem jelenik meg a hozzáférések biztosítása miatt üzleti kockázat sem.
5. Digitalizált a raktármanagement?
Azzal nem vagy előrébb, ha valaki más ugyanúgy manuálisan csinálja helyetted a raktárlogisztikát. Olyan céget válassz, ahol digitalizált a raktármenedzsment és a logisztikai folyamatok jelentős része. A manuális munkánál ugyanis nagy a hibafaktor, és egy idő után nem növelhető a volumen. Ehhez pedig modern és hatékony rendszer kell, fejlett technológiával, informatikai háttérrel.
Tanács: Érdemes kilátogatni egy-egy fulfillment cég raktárába és saját szemünkkel meggyőződni arról, hogyan is mennek a folyamatok a mindennapokban. Ha papírlapokat és kockás füzeteket látsz, az intő jel, hogy az adott cég nincs felkészülve nagy mennyiségű csomag kiszolgálására.
6. Hogyan kezelik a raktárkészletet?
Mindenképp előnyös, ha raktárkészlet szinkronizálása automatikus és mind a két irányba működik. Ha tehát eladunk egy terméket a webshopon keresztül, amit utána a fulfillment cég kiszállít, akkor a készletállomány a webshopon automatikusan csökkenjen. A vásárlók így naprakészen látják a webshopon a valódi készletet.
A másik irányba történő szinkronizálásnak is meg kell azonban történnie. Ha valaki például visszaküld egy terméket a törvényileg meghatározott 14 napos elállás alatt, vagy nem veszi azt át, akkor az visszakerül a raktárba. Ezt a terméket raktárra kell venni, és ennek köszönhetően újból értékesíteni lehet.
Tanács: olyan céget válassz, ahol ez az adatszinkronizálás automatikusan történik, ráadásul mind a két irányba.
7. Mekkora a cég csomagolási kapacitása?
Már az elején látnod kell, hogy mekkora volumennel tud megbirkózni egy adott cég. Napi néhány száz és több ezer csomag között óriási különbség van logisztikai szempontból. Ez főleg nagyobb méretű és forgalmú webáruházaknál fontos tényező, de ha nagyon felfut a webshopod, akkor 1-2 év múlva nálad is korlátozó tényező lehet, hogy mennyi csomagot tudnak egy nap, vagy adott időszak alatt maximálisan csomagolni és kiszolgálni.
Tanács: tájékozódj, hogy mekkora a kapacitás csomagolási téren. Itt figyelj az elméleti és gyakorlati maximumokra. Érdemes arra is rákérdezni, hogy mekkora volt a legtöbb csomag, amit valaha egy nap alatt kezeltek. Ez jó iránytű lehet a kapacitás felmérésére.
8. Működik az automatizált számlázás?
A legtöbb esetben az is praktikus megoldás, hogyha a számlázás is ki van szervezve. Olyan szolgáltatót kell választani, aki ezt digitálisan és automatikusan tudja kezelni, tehát nem manuálisan történik a számlák rögzítése.
Itt előnyös, hogyha valamilyen nagyobb, ismert számlázó programot tud integrálni a fulfillment cég rendszere, mint a szamlazz.hu vagy a billingo.hu.
Tanács: az automatikus számlázás rengeteg időt tud megspórolni neked. Olyan céget keress, ahol ez jól működik és integrálható az általad használt számlázó program a folyamatokba.
9. Kik a szállítói partnerek? Alacsony szállítási díjakkal dolgozik?
Itt számos kérdést fel kell tenned:
- Milyen szállítási alvállalkozóval dolgozik a cég?
- Vajon egy szolgáltatóval vagy többel is kapcsolatban áll?
Itt arra kell figyelni, hogy nem (mindig) a legolcsóbb a legjobb megoldás.
Az ár helyett sokkal inkább az ár-érték arányt kell figyelni. A túl olcsó szállítási díj legyen gyanús, mert ott valami a minőség rovására fog menni.
Azt is érdemes tisztázni, hogy a szállítási díj hogyan viszonyul a piaci árhoz. A fulfillment cég átadja a számára elérhető mennyiségi kedvezményt? Vagy pont ugyanolyan áron adja mintha Te magad szerződnél le egy szállító céggel?
Tanács: Érdemes olyan céget választani, aki megosztja a kedvezményt veled, hisz így jobb áron juthatsz hozzá még a szállítási díjhoz is, mintha direktben próbálnál leszerződni egy futárcéggel.
10. Szállítanak külföldre is? Vannak nemzetközi szállítási lehetőségek?
Ha célod a nemzetközi terjeszkedés, akkor olyan partnerrel érdemes együtt dolgozni, aki szállít külföldre is.
Tanács: kérdezz rá, hogy milyen országokba szállítottak csomagokat az elmúlt 1 évben. Mondjuk legalább 50-100 csomagot.
11. Kezelik a nemzetközi utánvétet?
Az egy fontos tényező, hogy valaki külföldre is szállítson. De ez még csak a szükséges feltétel, nem biztos, hogy elégséges is. Kritikus tényező lehet ugyanis, hogy az adott cég kezeli-e a nemzetközi utánvéteket vagy sem. Ezt egyelőre kevesen csinálják a piacon, pedig van igény rá. Ha sokan vásárolnak külföldön készpénzzel a termékedből, akkor ezt is mérlegelni kell.
Tanács: keress olyan céget, ahol aktívan foglalkoznak nemzetközi utánvét kezeléssel és van tapasztalatuk benne.
12. Hogy működik a vámkezelés? Vállalják ezt a tevékenységet?
Az EU-n kívülre küldött csomagok esetében megjelenhet a vámkezelés is, amit kötelező feladat egy bizonyos értékhatár felett. Hiába tudod automatizálni a rendszered nagy részét, ha utána a vámon elakadnak a csomagjaid, mert az adott logisztikai vagy futárcég nem vállal vámkezelési szolgáltatást.
Tanács: járj utána, hogy végez-e a cég vámkezelést.
13. Mennyire bonyolult vagy egyszerű az árképzés?
Mindig ellenőrizd, hogy mennyire bonyolult az árképzés. Fontos, hogy az alap árazás legyen átlátható, egyszerű és egyértelmű. Természetesen minden cégnél előfordulnak plusz és extra költségek, de ha már az elején nem világos, hogy mikor mennyit kell fizetni, akkor később ez csak még bonyolultabb lesz.
Tanács: ha nem tudod nagyon gyorsan és egyszerűen átlátni az árképzést, akkor járj utána, mi az oka ennek. A bonyolult rendszerek hosszú távon csak meglepetéseket fognak jellemzően okozni.
14. Van biztosítása a fulfillment cégnek?
Néha érdemes a legrosszabbra is felkészülni. Mi történik mondjuk, ha leég a raktár, ahol a termékeidet tárolják? Vagy mi történik egyéb káresemények esetén? Milyen összeghatárig vállal felelősséget a fulfillment cég?
Tanács: ellenőrizd, hogy van-e biztosítása az adott cégnek és az mire terjed ki. Ebben a céges jogászod tud segíteni.
15. Működik kamerarendszer a raktárban?
Van kamerarendszer, ami nyomon követi a raktározási és csomagolási folyamatot? Ha igen, az egy jó hír. A következő kérdés az, hogy egy hibás eset során a felvétel visszakereshető? Ha igen, akkor mennyi ideig?
Sokszor előfordul, hogy valaki vizuálisan konstatálja, hogy egy adott helyen vannak kamerák. Aztán amikor szükség van a felvételre, akkor kiderül, hogy azok vagy be sincsenek kötve vagy nem készítenek felvételeket. Vagy épp a nap végén törlik a rögzített videókat.
Tanács, illetve néhány kérdés logikai sorrendbe szedve: Van kamera? Működik? Tárolják a felvételt? Mennyi ideig? Visszanézhető indokolt esetben?
16. Valós időben látod a felületükön az adatokat?
Vajon milyen gyakran frissülnek az adatok? Naponta, óránként? Vagy akár percre pontosan? Egy jó informatikai rendszer lehetővé teszi, hogy ne csak nap végén, hanem akár valós időben látni tudjuk az adatokat. Azaz hány terméket adtunk el, mennyi van még raktáron, mi került kiszámlázásra vagy épp visszavételre.
Tanács: Kérj egy éles bemutatót, demot a rendszer működéséről és nézd meg, hogy az adatok milyen gyakran frissülnek a rendszerben.
Összegzés
A hazai piacon egyre több a fulfillment logisztikai cég (Webshippy, iLogistic, Webshopiroda, Complexpress), akik elsőre nagyon hasonlónak tűnnek. De aztán ahogy egyre mélyebbre mész a kérdésekben, akkor rájössz, hogy sok ponton eltérnek egymástól.
Én hiszek abban, hogy a fenti kérdéseket szinte minden webshop tulajdonosnak mérlegelnie kell, amikor logisztikai partnert választ magának, úgyhogy érdemes élőben letesztelni a fenti kérdéseket egy-egy fulfillment cégnél.
