Hogy képezzünk szuper chat ügyintézőt 3 lépésben?

Egyre több brand fedezi fel Magyarországon is a valós idejű online kommunikáció fontosságát. Egy jól kivitelezett chat funkció ugyanis jelentősen hozzájárul az online ügyfélélményhez, azonnal növelve a konverziós arányt, hosszabb távon pedig elősegítve a márkaépítést és az önkiszolgáló ügyfélbázis növekedését.

Azonban a webchat funkció bevezetése rengeteg olyan buktatót is rejt magában, amelyeknek áldozatul esve könnyen a kívánt hatás ellenkezőjét érhetjük el: ügyfél-irritációt és bizalomvesztést a márkánk iránt. Ebből a szempontból pedig a legfontosabb kérdés hogy milyen ügyes a chat ügyintézőnk, aki a vonal másik végén ül.

Az alábbi 3 tipp segít a legalkalmasabb kolléga kiválasztásában és profi betréningelésében:

1. Kiválasztás

Ahogy minden front office munkatárs, a chatet kezelő kolléga is márkánk arca lesz. Azonban az ő szerepe, ha lehet, még ennél is fontosabb, hiszen míg egy telefonos ügyintézővel nagy eséllyel csak a vásárlás után kerülnek kapcsolatba ügyfeleink, addig a chateket kezelő képviselőnknek lehetősége van azokkal a potenciális ügyfelekkel is kommunikálni a weboldalunkon, akik még nem hozták meg vásárlási döntésüket.

A legtöbb cégnek van némi tapasztalata telefonos ügyintézők kiválasztásában és képzésében, így bevett gyakorlat, hogy jobb híjján a meglévő call centeres kiválasztási módszertannal próbálnak chat ügyintézőt kijelölni.

Sajnos ez az út általában csak mérsékelt eredményességhez vezet, ugyanis -bár mindkét esetben ügyfelekkel kell kommunikálni-, rengeteg kompetenciabeli eltérést mutatnak a két különböző kommunikációs csatornán jól teljesítő ügyintézők. Vannak magától értetődő skillek, amelyekkel egy chat ügyintézőnek rendelkeznie kell, például hogy gyorsan, helyesen tudjon gépelni. Azonban vannak olyan nehezebben feltérképezhető területek is, mint például, hogy mennyire tudja a kolléga írásban kifejezni segítőkészségét, pozitív hozzáállását. Hiszen míg a telefonos csatornán hangszínnel, hanglejtéssel ezeket könnyedén át lehet adni, addig írásban teljesen más praktikákhoz kell folyamodnia.

Ha belsős kollégát szeretnénk a chat mögé ültetni, a terméktudás és a cég ismeretének szempontjából előnyt jelenthet a már meglévő munkaerő állományból választani, azonban nem érdemes ezt a szempontot a chates kompetenciák megléte elé sorolni. A tapasztalatok ugyanis azt mutatják, hogy sokkal könnyebb terméktudást átadni az ügyintéző kollégának, mint chates kommunikációra betanítani, ha ez a skill természetesen nincs meg nála.

2. Tréning

A tréningre vonatkozóan szintén igaz, hogy bár lehet a call centeres munkatársak számára kialakított anyagból dolgozni, sok ponton muszáj figyelembe vennünk a két kommunikációs csatorna közti különbségeket. Alapvető, hogy a chates kollégának tenyereként kell ismernie a weboldalt.

Amennyiben sok termékkel vagy gyakran változó termékpalettával rendelkezik a cég, mindenképpen érdemes tréning kialakítása során a lexikális terméktudás helyett arra fókuszálni, hogy megtanítsuk az ügyinétzőnek, hol és hogyan éri el leggyorsabban az adott termékre vonatkozó információkat.

Szintén figyelembe kell vennünk, hogy míg egy telefonos ügyintézés során egyszerre csak egy ügyféllel beszélget a munkatárs, a chates csatorna lehetővé teszi, hogy egy jól képzett operátor akár 3–4 egyidejű beszélgetést is kezeljen. A maximális hatékonyság elérésében nagy segítségünkre lehet a legtöbb chat platform kínálatában fellelhető instant válaszok és automatikus üzenetek hatékony megkomponálása.

Általánosságban elmondható, hogy akkor írtunk jó kommunikációt a chatre, ha ugyanazt a szöveget telefonban elmondva “too much”-nak ítélnénk meg, hiszen írásban csak így fogjuk tudni érzékeltetni ügyintézőnk lelkes hozzáállását. Használjunk bátran olyan mondatokat, mint a “Nagyon örülök, hogy az egyik legnépszerűbb termékünk iránt érdeklődik!” vagy “Nagyszerű kérdés! Máris utánajárok!”

Ez fokozottan igaz abban az esetben, ha kommunikációs stílusunkba nem fér bele a smiley-k használata.

3. Minőségellenőrzés és fejlesztés

Ahogy a call centeres folyamatokban az élő behallgatásnak, úgy a chates kommunikáció minőségellenőrzésében is hatalmas szerepe van a beszélgetések valós idejű monitorozásának. Ez egy olyan funkció, ami nagyon sokat javíthat chates kommunikációnk minőségén és ezáltal hatékonyságán. A valós idejű monitorozásnak rengeteg előnye van, a legszembetűnőbb hogy a supervisor már a beszélgetés közben tud visszajelzést adni a chatelő munkatársnak, így azonnali ráhatása lehet a beszélgetés kimenetelére.

A másik nagyon fontos lehetőség pedig, hogy ha egy csevegés mégis rossz irányba tartana -legyen szó ingerült ügyfélről vagy egy különösen nehéz kérdésről-, a supervisor bármikor átveheti a beszélgetést, hogy elkerülje a negatív ügyfélélményt.

A valós idejű minőségellenőrzésen kívül heti néhány alkalmas rendszerességgel érdemes a chat beszélgetések értékelésére épülő, egyéni fejlesztéseket tartani a chatelő kollégáknak, amelyek alkalmával a supervisor vagy quality controlos vezető interaktív módszerekkel rávilágíthat a fejlesztendő területekre.

mm
Török-Pál Kata

A Photel csoport és az AC-Innovatiqua digitális vezetője, az online ügyfélélményt fejlesztő és a konverziós arányt növelő folyamatok kidolgozásának, optimalizálásának szakértője.

Üzenet a szerzőnek

Kérdésed van?
Hozzászólnál?

Vedd fel a kapcsolatot a szerzővel, várjuk az üzenetedet!