Így fejleszd raktári folyamataidat a Lean szemlélet segítségével

Így fejleszd raktári folyamataidat a Lean szemlélet segítségével

Korábban a karácsony előtti roham jelentett komoly kihívást a webáruházak raktárai számára, most pedig a koronavírus miatt nőtt meg a cégek a forgalma. Jó néhány esetben ez olyan szintig jutott, hogy már nem voltak képesek kezelni a beérkező rendelések mennyiségét, ezért különböző korlátozásokat vezettek be.

Ebben a cikksorozatban bemutatunk több olyan egyszerű megoldást, amivel könnyedén felgyorsíthatóak a raktári folyamatok, még akkor is, ha nem áll rendelkezésünkre nagy büdzsé a rendszerünk fejlesztésére.

A felbolydult hangyaboly

Ha felülről szemlélnénk a raktári dolgozók munkáját, akkor könnyen elégedettek lehetnénk azt látva, hogy szorgosan rohangálnak az épületben, mint a hangyák. Valójában ez az egyik legnagyobb hiba, amit ilyenkor tehetünk. És itt álljunk is meg egy kicsit!

A cikk a Lean filozófia mentén íródott, ami egy japán eredetű folyamatfejlesztési szemlélet, aminek két fő sarokpontja van. Az első a munkafolyamatok folyamatos fejlesztése és ezzel a veszteségek eltávolítása, a második pedig az emberek, jelen esetben a dolgozók tisztelete. A Lean mindezt a dolgozók bevonásával teszi, hiszen ki láthatná át jobban az adott folyamatot, mint aki ott dolgozik, és napi szinten végzi azt?

A rohangáló raktárosok tehát olyan felesleges lépéseket (akár plusz kilométereket) tesznek meg teljesen értelmetlenül, amire egyáltalán nincs szükségük ahhoz, hogy a vevő valóban megkapja a megrendelt terméket. Ezek a felesleges lépések mind veszteségek, azaz olyan folyamatok, amiért a vevő nem fizet.

A Lean 9 veszteséget nevez meg, ebből egy átlagos raktári folyamatban közel az összes elő szokott fordulni. A leggyakoribbak a következők:

  • Várakozás: pl. a targoncásra várunk, hogy levegye a raklapot.
  • Felesleges mozgás: rossz terméket veszünk le a polcról, túl sokat kell mászkálni.
  • Nem ergonomikus munkavégzés: többlet testi megterhelést okozó munka.
  • Felesleges tevékenység: egy már becsomagolt megrendelést kezdünk újra összekészíteni.
  • Rossz kommunikáció: rossz polchelyet mondunk a targoncásnak, másik raklapot vesz le stb.
  • Hiba, utómunka: vissza kell bontani egy csomagot, mert valami kimaradt belőle.
  • Kihasználatlan emberi tudás: nem vesszük figyelembe a területen dolgozók javaslatait.

Biztosan látta már mindenki a “Gyerekek, mit tanultatok ma a …..” mémet. Hány olyan mondatot tudnánk összerakni ami minden nap elhangzik egy raktárban? Sokat? Pl.: “Pedig tegnap még itt volt; nem azon van, a másikat mondtam; mennyi idő amíg leszeded azt a raklapot; ja ez már be van csomagolva; várj ez még kimaradt!” stb. Az előző példák mind veszteségek, mind olyan felesleges tevékenységek, amik megszüntethetőek vagy minimalizálhatóak lennének egy kis odafigyeléssel, és a dolgozók bevonásával.

Önfejlesztő raktárosok és a TOP 100 termék

Térjünk vissza a hangyabolyra! Sok helyen rájöttek már arra, hogyan tudják a saját munkájukat megkönnyíteni. Jellemzően önszorgalomból elkezdték a raktárosok egy helyre gyűjteni azokat a tételeket, amiket gyakran rendelnek, és nem dugják el azokat a raktár másik végében. Ezt a folyamatot te úgy tudod segíteni, hogy összegyűjtöd a leggyakrabban rendelt TOP 100 terméket, és ezeknek olyan dedikált helyet hozol létre, ami könnyen elérhető.

Ezzel máris rengeteg időt és energiát spóroltunk meg, hiszen nem kell a raktár négy sarkából összekészíteni a rendelést. Fontos kiemelni, hogy ha ezek az áruk szezonálisan változnak, akkor az itt lévőket is változtatni kell. Illetve, ha van valami promóció, és azt várjuk, hogy egy adott terméket nagyon fel fognak kapni, akkor természetesen annak is itt van a helye.

Ha jobban végiggondoljuk, ez is egy önfejlesztő folyamat a raktárosok részéről, hiszen a felismert problémát saját hatáskörben oldják meg. Mennyivel könnyebb dolgunk lenne akkor, ha ellenőrzött körülmények között teret tudnánk engedni az ilyen jellegű folyamatfejlesztésnek?

Hány megrendelést csomagoljunk le egyszerre?

A három legnagyobb probléma a komissiózás, a csomagolás és a kiszállítás egy raktár életében. Az előző példa a komissiózásról szólt, most térjünk át egy kicsit a csomagolásra. Sokan vannak abban a tévképzetben, hogy ha egyszerre több terméket csomagolunk be, akkor gyorsabbak vagyunk. Sajnos ez egy általános tévedés.

Az úgynevezett egydarabos áramlás (one piece flow) minden esetben gyorsabb, hatékonyabb és kevesebb hibával jár, mint az, ha egyszerre több dolgot is elvégeznénk. Ráadásul így folyamatosan lehet biztosítani a kiszállítást is, de erre majd később visszatérünk! Lássunk egy viszonylag egyszerű példát!

Ha 10 db A4-es méretű levelet kell beborítékolnunk és postára adnunk, akkor ennek mindenki úgy áll neki, hogy először összehajtja mind a 10 A4-es méretű leveleket akkorára, hogy beférjen a borítékba, majd pedig berakja őket a borítékokba, egymás után lezárja őket, és a végén lepecsételi mindet.

Az egydarabos áramlás ellenben a következő képen fog kinézni:

Egyetlen A4-es lapot hajtok össze, berakom a borítékba, lezárom azt, majd pedig lepecsételem. Ily módon nemcsak gyorsabb a munka (tehát hamarabb végzek a 10 db borítékkal) hanem rögtön észre is veszem a hibákat. Példádul azt, ha rossz méretűre hajtottam volna a lapot, vagy rossz bélyegzőt használnék közben, vagy nemes egyszerűséggel rossz terméket csomagolok be.

A kiszállítás az egyik legszűkebb keresztmetszet

Egy raktár életében nem csak az összekészítés vagy a csomagolás lehet a szűk keresztmetszet, hanem a becsomagolt megrendelések átadása a futárnak is. Egyrészt legtöbbször fix időpontban érkezik a kocsi, naponta egy vagy több alkalommal. Másrészt sokszor előfordul, hogy a megnövekedett mennyiséget már nem is tudjuk átláthatóan kezelni.

Ezért ajánlott ilyenkor úgynevezett gibókat azaz gitterboxokat használni. Így a tele gibókat kell feltenni az érkező járműre, és nem a csomagokat külön-külön. Ráadásul a gitterboxokat sokkal könnyebb egy béka segítségével bárhová átrakni, vagy egy targoncával egymásra tenni, mint minden dobozt megmozgatni.

A gibók lehetnek külön raktárhelyeken (ezekről és a polc helyekről egy későbbi cikkben lesz szó), hogy megkönnyítsük a saját dolgunkat, ha egy már becsomagolt megrendelést kell visszaszednünk.  Természetesen a gibók használatát érdemes előre egyeztetni a futárcéggel, akivel leszerződtünk.

Hogy fogjunk neki a fejlesztésnek?

A fenti három megoldásból csak az utolsó igényel némi beruházást, bár elképzelhető, hogy a futárszolgálat kapva kap az alkalmon és ingyen (vagy minimális költséggel) biztosít a számunkra gitterboxokat. Azt javaslom, hogy mielőtt bármelyik megoldást kipróbálnád, mérd fel a ciklusidőket (a telefonodban lévő stopper is tökéletesen alkalmas erre), hogy legyen viszonyítási alapod a fejlesztés sikerességét illetően.

A legfontosabb, hogy ne hidd el azt, hogy ha egy helyen végeztél, ahhoz soha többet nem kell hozzányúlnod. Térj vissza többször, nézd át a folyamataidat, kérd ki az ott dolgozók véleményét és próbáld ki a javaslataikat. Ha azt hiszed, a dolgozók nélkül tudod fejleszteni a cégedet, akkor nagyon tévedsz!

mm
Juhász Ákos

Lean Coach és veszteség vadász. Szakterülete a hazai vállalkozások folyamatos fejlesztése és a folyamataikban lévő veszteségek csökkentése.

Üzenet a szerzőnek

Kérdésed van?
Hozzászólnál?

Vedd fel a kapcsolatot a szerzővel, várjuk az üzenetedet!