A digitalizációhoz a nulladik lépés a vállalati folyamatok letisztázása, mert valójában soha nem a céget, hanem mindig annak folyamatait digitalizáljuk. Az első lépés pedig a kulcs értékteremtő folyamatok digitalizálása. Ez vezet ugyanis a leggyorsabban hatékonyságnöveléshez és a profitabilitás javulásához. Végül jó, ha tudjuk, a digitalizációval nem csak a meglévő folyamatainkat lehetséges megváltoztatni, hanem teljesen újakat is létrehozhatunk, amivel az üzleti modellünk is megújulhat. Ezzel folytatódik a Digiméter sikeres digitalizációról szóló cikksorozata, melynek ez a negyedik, a folyamatok szerepéről szóló része.
A cégvezetőhöz hasonlóan a folyamatok esetében is elmondható, hogy mind a kutatásban részt vevők spontán említései, mind a nemzetközi szakirodalom alapján a top3 legfontosabb tényező között találhatók a digitalizáció vonatkozásában. Az, hogy „a jelenlegi üzleti folyamatok legyenek kidolgozottak, sztenderdizáltak vagy legyen lehetőség a sztenderdizálásra” 5,9-es értéket kapott az 1-7 fokú skálán (ahol az 1 azt jelenti, hogy egyáltalán nem fontos a digitalizáció sikere szempontjából egy cég digitalizációjánál, a 7 pedig, hogy teljes mértékben meghatározó). Négy interjúalany tette a top3-ba a 16 támogatott szempont közül.
Az interjúk alapján a következő kép bontakozik ki: a cégvezető a megfizethető technológia segítségével az üzleti folyamatokat digitalizálja a cégénél.
Össze kell kötni
A digitalizáció során tehát a folyamatokból kell kiindulni, valójában a folyamatokat digitalizáljuk és nem a céget. A digitalizáció ugyanis hatékony együttműködése a szervezetnek: a folyamatoknak, a humán erőforrásoknak és az IT-nek. A vállalati digitalizáció mértékét az is jelzi, hogy a vállalat folyamatait milyen mértékben kötik össze digitális megoldásokkal, például papírokat beszkennelve, adatokat berögzítve „etetnek” rendszereket vagy kézzel, excelben kell egyik folyamatból a másikba „átlapátolni” az adatokat vagy egyik digitális folyamat össze van kötve elektronikusan egy másikkal.
A folyamatok azért ennyire fontosak, mert valójában minden vállalat folyamatokra épül. A folyamatokat eredetileg emberek végezték el, de vannak olyan folyamatelemek, amiket már gépek, vagy gépek által segített emberi munkavégzés tud helyettesíteni. A digitalizációval a termelékenységet javító folyamatlépcsőkbe lehet beavatkozni. Ott érdemes gépet, vagy ember-gép kombinációját alkalmazni, ahol az vagy gyorsabb, vagy a vevőélményt növeli, emiatt jobb a megtérülése. A digitalizáció célja tehát a hatékonyságnövelés, termelékenységnövelés és költségcsökkentés. (De az eredménye: a versenyképesség növelése.)
Először a kulcspontokat érdemes
Ha egy cég a digitalizáció előtt áll, akkor egyrészt azokat a folyamatokat kell digitalizálni, amiket kötelezően előírnak a szabályok. Másrészt – és ez a versenyképesség szempontjából sokkal fontosabb – a folyamatok közül legelőször a vállalat szempontjából meghatározó kulcs folyamatokat érdemes digitalizálni. A profitabilitás jellemzően azoknál a vállalatoknál magasabb, amelyek a főbb folyamataikra koncentrálják a digitalizálást és ezt követően térnek át a kevésbé meghatározó területekre.
A sikeres digitalizáció tehát a jól működő folyamatokon alapul, viszont igaz, hogy a káosz informatizálása káoszhoz vezet. Vagyis az nem jó, ha nincs folyamat- és IT dokumentáció egy cégnél, ha „szájról szájra terjed az információ irodán belül”. A nulladik lépés tehát a digitalizáció előtt a folyamatok szabályozása és dokumentálása, de elengedhetetlen közben a „mi ezt így szoktuk csinálni” megkérdőjelezése, a komfortzóna elhagyása is.
A digitalizáció előfeltétele valójában az áttérés a folyamat alapú működésre a tűzoltás alapú vagy a megszokás alapú („mi így szoktuk csinálni”) működés helyett. A folyamatok segítik a digitalizációt és a digitalizáció segíti a folyamatok meghatározását. Tehát nem lehet csak a digitalizációt és annak a különféle aspektusait nézni. Abból kell kiindulni, hogy milyenek a cég folyamatai és folyamatmenedzsmentje. Elengedhetetlen, hogy a kkv-k folyamatokban tudjanak gondolkodni, a folyamatok teljesítményét a folyamatokat tudják egységesen szabályozni, dokumentálni, mérni és fejleszteni azokat, végül hozzákötni a stratégiai célokhoz, az értékteremtési logikához majd az üzleti modellhez. Viszont legalább ennyire fontos, hogy a kkv-knak inkább megvan az a lehetősége a nagyvállalatokkal szemben, hogy a digitális lehetőségekhez alakítják a folyamataikat, vagyis rugalmasabban tudnak működni, ami versenyelőnyt jelenthet.
Végezetül…
… szóljunk az egyik legfontosabb tényezőről: szükség szerint a már meglévő folyamatokat meg lehet, sőt kell változtatni, hogy digitalizálni lehessen őket. Kulcsfontosságú ugyanis a versenyképesség szempontjából, hogy a digitalizációval olyan folyamatokat is létre lehessen hozni, amiket a digitalizáció nélkül nem. Mert nem mindig elég a meglévő folyamatok digitalizálása. Sokszor a valódi versenyelőnyt az adja, hogy olyan dolgot is meg tud csinálni a cég emberek és gépek (szofvter és hardver) együttműködésével, amit csak emberek egyedül nem lennének képesek.
A Digiméterről:
A Digiméter kutatássorozat a kkv szektor digitális versenyképességét méri évente két alkalommal: egy általános méréssel ősszel és egy speciális témájúval tavasszal. A Digiméter projekt elsősorban szponzori modellben működik, kiemelt támogatói a SimplePay by OTP Mobil és a Shoptet, támogatók a Vodafone Business, valamint a Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara. A projekt anyagai szabadon elérhetők a https://digimeter.hu/ oldalon.
