A cikksorozat előző részében megismerkedtünk a veszteségekkel és azok meghatározásával, és végig vettünk néhány olyan fejlesztési ötletet, amivel gyorsan lehet növelni a raktári folyamatok hatékonyságát. Ebben a cikkben először néhány alapfogalommal kell megismerkednünk ahhoz, hogy a technikai hátteret, vagyis a raktárkezelő szoftvert a lehető leghatékonyabban tudjuk használni a vásárlóink kiszolgálásnak érdekében.
Megjegyzés: az első két bekezdés nem igazán tartozik a Leanhez, valójában ezek általános raktárkezelési tanácsok. Viszont az utolsó két bekezdésben található mondanivalót azok, akik még csak most kezdtek bele a saját raktáruk ki- vagy átalakításába, ezek nélkül nem feltétlenül értenék meg. Ha tehát tisztában vagy a polchelyek és a FIFO fogalmával, nyugodtan ugord át az első két bekezdést!
Polchelyek
A raktár növekedésével nő a káosz is, ahogy egyre több polcot állítunk csatasorba. A leggyakoribb hiba, amit ilyenkor elkövetünk, hogy nem használunk (vagy nem megfelelően használjuk) a polchely-rendszert. Ha magunk elé képzelünk egy raktárt, akkor abban mindennek megvan a helye. Igen ám, de jó lenne tudni, hogy hol van az a hely. Egyáltalán nem mindegy, hogy a kiszállítandó terméket „a bal oldali sorban, a piros polcon, a harmadik sorban” kell keresnünk vagy a példa kedvérét a P.04.03.-on.
Márpedig a polchely pontosan erre jelent megoldást: standardizálja a polcok megnevezését, és a frissen raktárban dolgozónak csak a számozás irányát kell megtanulnia ahhoz, hogy tudja, az adott termék pontosan hol található. Kicsit olyan ez, mint a házak számozása egy utcában: így nem azt kell tudnunk, hogy Kovácsék hol laknak, hanem azt, hogy mi a házszám.
A fenti példánál maradva a P.04.03.-as jelölés a következőt takarja:
P = Raktárhely típusa (feltételezve, hogy nem csak polcunk lehet, hanem pl. szekrényünk is)
04 = negyedik polc (itt most a teljes polcra gondolunk)
03 = a padlószint mindig a 0, tehát ez a 3 polc alulról
Egy polchelyet, ha több méter hosszú, akkor jellemzően EU raklap szélességben szoktak további 3 részre osztani, ezzel még jobban meghatározva a tárolt áru helyzetét.
Ez a szisztéma leltárnál is nagyon jól alkalmazható a következő megoldással: egy adott raktárban minden terméket átmozgatunk a raktárkezelő rendszerben egy erre kijelölt polchelyre (pl.: „leltar2020”), majd pedig szépen végigleltározzuk a polcokat (mennyiség, valós hely, stb.). Azok a termékek, amelyek a kijelölt polchelyen maradtak, hiányoznak, hiszen nem találtuk meg őket. Ebben az esetben kronológiai sorrendben végig lehet nézni visszamenőlegesen, hogy hol voltak legutoljára, volt-e rájuk rendelés stb. Egy dolgot nem szabad azonban elfelejteni: ahhoz, hogy ez megfelelően működjön, minden egyes terméknek egyedi azonosítóval kell rendelkeznie!
Egyedi azonosítók
A kiskereskedelemben már csak elvétve találunk olyan terméket, amelyiken nincs vonalkód. Ezekhez a vonalkódokhoz azonban viszonylag kevés információ van rögzítve a cég rendszerében, hiszen nem a raktározás, hanem az értékesítés folyamatának megkönnyítésére vannak kitalálva. Hogy egyszerűsítsünk: ha megfogom ugyanazon majonézgyártó 100 majonézét, és megnézem a rajta lévő vonalkódot, akkor az összesen ugyanaz lesz. A cég rendszere tehát csak azt fogja tudni, hogy mi az a termék, és mennyibe kerül a vevőnek. Itt vonatkoztassunk el a beszerzési ártól és hasonlóktól! Természetesen ezt is tudja a legtöbb céges rendszer, de nem tartozik a jelenlegi témához.
Ahhoz tehát, hogy a fenti polchelyekre a rendszer szerint anyagot tudjunk mozgatni, egyedi azonosítóra van szükségünk, és ezek jellemzően szintén vonalkódok lesznek. A különbség az, hogy ezek a vonalkódok arra szolgálnak, hogy a belső árumozgást megkönnyítsék. Viszont mivel minden termékre kerülhet egyedi azonosító, ezért olyan adatokat is lehet itt rögzíteni, mint például a lejárati idő. Ez különösen fontos, ha olyan szektorban dolgozunk, ahol a termékek képesek megromlani.
Az egyedi azonosítók használatához még egy dolgot kell ismernünk, az pedig az úgynevezett FIFO avagy „First In – First Out” elvet. Ezt magyarul „első be – első ki”-nek szokták fordítani, ami tapasztalatom szerint sok fejtörést szokott okozni annak, aki még nem halott róla. Az elv lényege a következő: az elsőnek beérkező áru hagyja el elsőnek a raktárt. Tehát ha ugyanabból a termékből van 2 darabom, és érkezik rá egy rendelés, akkor nem azt szállítom ki, amelyik éppen a kezem ügyében van, hanem azt, amelyik a legrégebben van a raktárban.
Egy dolgot fontos még megemlíti ezzel kapcsolatban, mert gyakran felmerül: az, hogy egyedi azonosítót kap valami, nem azt jelenti, hogy 1000 darab beérkező terméket egyenként fel kell címkéznünk azonnal. Az a raktárkezelő rendszer, amely képes polchelyeket kezelni, jellemzően képes csomagbontásra is. Ebben az esetben a meglévő 1000 darabos csomagunkat minden egyes alkalommal, amikor rendelnek belőle 10 darabot, megbontjuk a rendszerben, és ezáltal létrehozunk egy ugyanazokkal az alapadatokkal rendelkező (lejárati dátum, stb.) új egyedi azonosítót.
Komissiós lista
Az úgynevezett komissiós lista nem más, mint egy belső bevásárló lista – annak minden előnyével és hátrányával. Az előző bejegyzésben már említettem a veszteségeket, azaz a mudakat. A komissiós listánál leggyakrabban a felesleges mozgás fordul elő mint olyan tevékenység, ami nem teremt értéket a vevő számára. A bevásárló listás példánál maradva az, hogy valami a tányéron egymás mellett van, még nem azt jelenti, hogy a polcokon is egymás mellé kerül.
Rengeteg olyan webáruház van, ahol több száz termékből lehet válogatni, és sokan kínálnak ingyenes szállítást bizonyos összeghatár felett. Ilyenkor pedig rengeteg különféle (akár össze nem tartozó) termék kerül a komissiós listára. A képzeletbeli listánkon legyenek a következő termékek: tojás, virsli, mustár, zokni. Jellemzően a listára a weboldalon való kosárba pakolás sorrendjében kerülnek a termékek, ezért hát pontosan ugyanazt fogja tenni a raktárosunk, mint amit mi tennénk egy szupermarketben: keresztbe-kasul végigmegy egész raktáron, mire mindent összeszed. Az itt felmerülő felesleges mozgást úgy tudjuk kiküszöbölni, ha olyan lista készül, aminél a kiindulási ponttól kezdve a legközelebb eső termék kerül előre, majd pedig így tovább.
Ehhez természetesen rendelkeznünk kell polchelyekkel és olyan egyedi azonosítókkal a termékeken, amiket a rendszer a polchelyekhez rögzít. Amennyiben még csak a raktárkezelő rendszer kiválasztása előtt állunk, érdemes rákérdeznünk arra, hogy ilyen vagy ehhez hasonló megoldással rendelkezik-e a szoftver, vagy hajlandóak-e leprogramozni nekünk. Az utolsó lehetőség (ha nem ismeri fel az eladhatóságot, bővíthetőséget a cég) akár súlyos pénzbe is kerülhet, de nem szabad elfelejtenünk, hogy ez egy egyszeri beruházás.
Elképzelhető, hogy a gyakorlott raktárosok fejben összerakják, milyen sorrend a leggyorsabb nekik, ellenben ha bővítésre kerül sor, vagy idényjelleggel szoktunk kapacitást növelni, ez elég lassan kialakuló tudás. Ahhoz, hogy meg tudjuk becsülni a beruházás megtérülését, végezzünk pilot projektet egy gyakorlott raktárosunkkal! Válasszunk ki 10-10 megrendelést, majd pedig mérjük le őket úgy, hogy az első 10 darabot az általa leggyorsabbnak vélt módszerrel gyűjti össze, a következőt pedig az eredeti lista alapján. Biztos vagyok benne, hogy lista alapján lassabb lesz. Innen már viszonylag könnyű kiszámolni, mennyivel több csomagot tudnánk kiszállítani.
Elosztott terhelés
Nagyon sokan elfelejtik, hogy a Lean szemlélet nem csak a folyamatokban lévő veszteségek megszüntetéséről szól. A második legfontosabb dologként pontosan ezért is hangsúlyozom ki az emberek (dolgozók) tiszteletét. Egyrészt az a vezető, aki nem partnerként tekint a dolgozóra, nem fogja meghallgatni és értékelni az ötletét. Másrészt nagyon sokan még mindig sokan egyfajta biorobotként tekintenek a dolgozókra, ez pedig akkor, amikor valaki fizikai munkát végez, az egyik legnagyobb tévedés.
Valójában egyikünk sem képest napi 8 órán keresztül egyfolytában produktív lenni. Ez egyaránt igaz az irodai és a fizikai dolgozókra is. Azok, akik egy raktárban dolgoznak, jellemzően több olyan tevékenységet is végeznek, ami igencsak igénybe veszi például a derekukat a dobozok emelésénél és pakolásánál. Az úgynevezett nem ergonomikus munkavégzés vesztesége pedig részben pont ezzel kapcsolatos. Jelen esetben tekintsünk el a fizikai körülményektől (hőmérséklet, páratartalom stb.), és koncentráljunk a megrendelt termékek mozgatására!
Képzeljük el, hogy van két raktárosunk egy olyan raktárban, ahol többféle méretű és súlyú áru is előfordul. Az egyik naponta jóval több csomagot tud összekészíteni, mint a másik. Elsőre azt is hihetjük, hogy az, aki a kevesebb mennyiséget készíti össze, rosszabbul dolgozik. Pedig a valós oka az is lehet, hogy nem egységesen van elosztva a terhelés, tehát ő több olyan megrendelést készít össze, amiben nagyméretű vagy nagyobb súlyú áru van. Értelemszerűen ez egy olyan többletterhelés, ami testileg is igénybe veszi a dolgozót, ezáltal pedig romlik a teljesítőképessége.
A megoldás pofonegyszerű: a csomagok szállítási költsége miatt a termékek súlyát a rendszer alapból tartalmazza. Használjuk fel ezeket az adatokat a komissiós listák kiadásánál is, és osszuk el a raktárosaink közötti terhelést! Ha hosszú távon mérni szeretnénk ennek a hatékonyságát, akkor a KPI legyen mondjuk az egy főre jutó derékfájás miatt kivett betegszabadságok száma. Ki lehet jelenteni, hogy az elosztott terhelés és az ergonómikusabb munkavégzés miatt a betegszabadságok és az ezekkel összefüggő panaszok is csökkenni fognak. Ráadásul ha nincs betegszabadság, akkor nincs túlóra a helyettesítés miatt. Ha nem biorobotnak tekintjük a dolgozót, hanem odafigyelünk rá, rögtön spórolni is tudunk.
