A számlázó program kiválasztásának kulcskérdései

Milyen számlázó programot válasszak?

Egy számlázó program minden vállalkozás számára nélkülözhetetlen, ami amellett, hogy a jogszabályoknak való megfelelést biztosítja, jelentősen meg is könnyítheti egy vállalkozó életét. Tóth Zoltánnal, a Számlázz.hu ügyfelszolgálati vezetőjével beszélgettünk a különböző megoldások előnyeiről és hátrányairól, főként az e-kereskedők szemszögéből nézve.

Milyen szempontokat kell mérlegelni egy e-kereskedőnek a számlázó program kiválasztásakor?

Egy online üzlet esetén először is nagyon fontos, hogy maga a webshop egy jól bevált rendszerre épüljön, mert csak megbízhatóan működő motorral tud bármilyen számlázó megfelelően működni. A kiválasztáskor nem árt megnézni, hogy a választott rendszerünkhöz mely számlázók rendelkeznek kész integrációs megoldással. Ez azért lényeges, mert ha a rendszer fejlesztője már megoldotta az integrációt, nincs vele extra költség- és időráfordítás, és néhány kattintással összekapcsolható a webshop a számlázó program fiókjával. Ha egyedi webshopot fejlesztünk, akkor is érdemes olyan számlázót választani, ami jól dokumentált API interfésszel rendelkezik, de ebben az esetben az integrációt magunknak kell megoldanunk.

Természetesen nagyon fontos szempont, hogy az adott számlázó szoftver, illetve a mögötte álló cég mennyire megbízható, rendelkezik-e a megfelelő minősítésekkel, biztonsági tanúsítványokkal, és képes-e teljesíteni a NAV adatszolgáltatási kritériumait. Ma már a nyílt bankolás és a Módosított Pénzforgalmi Irányelv (PSD2) bevezetésének köszönhetően megoldható, hogy automatikusan változzon a kimenő számlák pénzügyi teljesítésének státusza is, ami további terheket tud levenni a vállalkozóról és a könyvelésről.

Milyen funkciókkal kapcsolható össze egy manapság korszerűnek számító számlázó program?

A megrendeléstől kezdve egészen a kiszállításig lényegében minden részfolyamat kezelését elvárhatjuk egy ilyen programtól. Megfelelő integráció esetén egy megrendelést követően a készletkezelő rendszer vagy modul képes átadni az információt a számlázó programnak. Ha megtörténik a termékek kifizetése, a webshop egy XML fáljban továbbítja a megrendelt tételeket a számlázó felé, amivel automatikusan számlaigényt generál, emberi beavatkozás nélkül. Ezután lehetséges akár a számlázóból közvetlenül kiküldeni a számlaértesítő e-mailt, de vissza is küldheti a program a webshop rendszerébe a számlaképet és a megfelelő információkat, és onnan is továbbküldhetjük azokat az ügyfélnek.

Mik a legfőbb jogszabályi szempontok, amiknek egy számlázó programnak mindenképpen meg kell felelni? Létezik még olyan program, ami nem felel meg a hatályos jogszabályoknak?

Előfordulhatnak még ilyenek, de ez azért már nem jellemző. Ami most a legidőszerűbb, hogy a programunk megfeleljen a július 1-jétől bevezetett adójogi változásoknak, vagyis hogy minden belföldi adóalanynak, illetve januártól magánszemélyek számára kiállított számláról is adatot tudjon szolgáltatni a NAV felé.

Rengeteg számlázó program létezik a piacon, ezek között vannak hagyományos telepítős szoftverek, illetve léteznek az online programok. Most azt tapasztaljuk, hogy az említett új NAV-jogszabályok miatt tömegesen térnek át a vállalkozások az online számlázókra: aki eddig papíralapon számlázott, az jellemzően ilyet választ, illetve a telepítős megoldásokról is sokan váltanak. Ennek az a fő oka, hogy a hagyományos szoftvereknél a jogszabályváltozások kapcsán kiadott frissítésekért gyakran kérnek akár jelentősebb összegű verziókövetési vagy telepítési díjat. Sőt, gyakran találkozunk olyannal, hogy főként kisebb szoftverfejlesztő cégek nem, vagy nem időben készítik fel a programjukat a változásokra, és ennek a büntetési terhe a vállalkozás felett lebeg. Egy online számlázónál a jogszabálykövetés még az ingyenes csomagok esetén is része a szolgáltatásnak, és semmiféle telepítési műveletre nincs szükség, így biztos lehet benne az ügyfél, hogy a számlázója mindig naprakész marad.

Vagyis általánosságban elmondható, hogy manapság – különösen egy e-kereskedőnek – mindenképp érdemes online, felhőalapú, böngészőből elérhető, integrációra is képes számlázót választania?

Igen, ráadásul ezeknek a szoftvereknek további előnye, hogy bárhol, bármilyen eszközről elérhetőek, legyen az egy laptop, egy tablet, vagy egy okostelefon. Így a vállalkozó nincsen helyhez kötve, ami például olyan tevékenységnél különösen előnyös, amelynél valamilyen helyszíni munkavégzés, szolgáltatás is történik – például mobilról is történhet a számlázás, a programból pedig egy mobilnyomtatóval ki is nyomtathatjuk a bizonylatot. De ha a mostani helyzetre gondolunk, amikor a home office szintén bevett gyakorlat, azonnal látható az online számlázók nagy előnye.

Mit érdemes a könyvelőnkkel egyeztetni a számlázó program kiválasztásakor?

A tapasztalatunk az, hogy sokszor nem is a vállalkozó választja ki a programot, hanem a könyvelő javasolja neki, hogy melyik mellett döntsön. Valójában már szinte nem is kell erről egyeztetni, mert az online számlázókban arra is van lehetőség, hogy könyvelői hozzáférést állítsunk be a számlázási fiókhoz, amivel a könyvelő minden szükséges adathoz hozzáfér. Ilyenek a számlalisták, számlaképek, áfalisták és analitika, főkönyvi adatexportok stb., tehát minden olyan adat, amire a könyvelésnek szüksége lehet. A másik megoldás, hogy sok programban létezik könyvelői adatkapcsolat szolgáltatás, ami történhet online és offline módon is. Az előbbi esetén minden számlaadat valós időben lehet elérhető, ha a könyvelési szoftver és a számlázó közötti kommunikáció megoldott. Ha a könyvelőprogram nem rendelkezik az ehhez szükséges interfésszel, offline kapcsolaton keresztül adatexport segítségével egy egyszerű .csv fájlban is át lehet emelni minden szükséges adatot.

A többféle számlázási megoldás közül – mint az e-számla, a távnyomtatású számla, illetve a hagyományos, nyomtatott számla – melyik a legelőnyösebb egy e-kereskedőnek?

Egy olyan vállalkozás számára, aki a lehető leginkább szeretné automatizálni a folyamatait, és a minimalizálni az emberi munkát, a költségoldalt is figyelembe véve az e-számla lehet a legjobb megoldás. A tapasztalataink azt mutatják, hogy kiállítói és befogadói oldalon is egyre nyitottabbak a vállalkozások, és elsősorban az e-kereskedők nagy része vagy már ilyet állít ki, vagy éppen dolgozik a bevezetésén. Persze ez nagyban függ attól is, hogy egy webshopnak mekkora a forgalma: ahol nagy tömegben értékesítenek, ott már jellemzően átálltak e-számlára, ahol pedig csak néhány tucat terméket értékesítenek havonta, ott kevésbé. A trend viszont mindenképp errefelé mutat.

Milyen feltételei vannak az e-számla kiállításának?

A jogszabály előírja, hogy a befogadói oldalnak jóvá kell hagynia az e-számlát, ami a szállító és a vevő között létrejött szerződésben megtörténhet, de ha a vevő egyszer már befogadott ilyet az adott szállítótól, az “ráutaló magatartásnak” számít, és a továbbiakban erre már nincs is szükség.

Milyen kérdések merülnek fel a leggyakrabban az érdeklődők részéről, illetve a program használata során?

Alapvetően egyre kevesebb az érdeklődő típusú megkeresés az ügyfélszolgálatunkon, amiből azt a következtetést vonjuk le, hogy legtöbben előre tájékozódnak a legfontosabb kérdéseket illetően. A webshopokkal kapcsolatosan hozzánk leginkább a könyvelői adatexporttal, a Számla Agent – vagyis az a API interfész -, és az autokassza szolgáltatásunkkal kapcsolatban érkezik kérdés, amely a banki számlakiegyenlítési adatokat tudja átadni a számlázóprogram felé, amennyiben olyan banknál vezeti a vállalkozó a számláját, ahol ez már megoldott. Szerencsére azt lehet mondani, hogy ha már megtörtént az összekapcsolás, jellemzően nagyon kevés kérdés merül fel a működés közben – ha mégis, az jellemzően inkább a vállalkozó folyamataiban előforduló problémák miatt jöhet elő.

mm
Buzás Attila

Újságíró, webhosting szakértő, a Kosárérték E-kereskedelmi magazin szerkesztője

Üzenet a szerzőnek

Kérdésed van?
Hozzászólnál?

Vedd fel a kapcsolatot a szerzővel, várjuk az üzenetedet!