Kevesebb munka, nagyobb hatékonyság: ez az automatizáció

Idén augusztus végén rendezték meg a Hungarian Ecommerce Summitot, ahol az e-kereskedelmi szektor legfontosabb szakemberei és megrendelői találkoznak évről évre. A rendezvény Data&Technology blokkjában az automatizáció témája is teret kapott, hiszen számos webáruház számára manapság sem egyértelmű ennek fontossága. Jelen cikkünkben az Automatizációs sikersztorik című előadás rövid összefoglalója olvasható.

Az automatizáció az adatokkal kezdődik. Ez nagyon jó hír, hiszen a mindennapi működésünk során az adatok önmaguktól keletkeznek. Az már más kérdés, hogy mit kezdünk velük. Sokan nem kezelik értékként, pedig kezelhetnénk nyugodtan valutáris formában, tekinthetünk rá pénzösszegként, hiszen az adataink felhasználásából fakadó előnyök jelentős költségeket szabadítanak fel.

Nézzük meg egy gyakorlati példán keresztül, hogy hogyan is nyerhetünk rengeteg időt és spórolhatunk meg emberi erőforrást az automatizáció segítségével!

A pontos készletkezelés még mindig egy gyakori probléma a hazai webáruházak esetében. A webshopok próbálják jelezni, hogy “Megjelenített készleteink tájékoztató jellegűek”, ahelyett, hogy kezelnék a probléma forrását. Ez azért van, mert nem ismerik a jó megoldást, csak a rosszakat.

Tökéletesen bemutatja a következő példa, hogy milyen irányokban indulhatunk el, ha például 5000 saját cikkszámmal rendelkező terméket forgalmazó webshop készletadatait szeretnénk kezelni. Tegyük fel, hogy elfogyott a szürke bőrszíjas kvarcóra az Andrássy úti üzletből, és ezt szeretnénk megmutatni a honlapunkon.

1. megoldás: Ctrl+C + Ctrl+V

Az aktuális készletünk állapotát az elmúlt időszakhoz képest egyesével bemásolva optimista becsléseink szerint 5000 cikkszámnál, 14 órányi robotikus munkával befrissítjük, az ismétlődés és az emberi munka miatt magas hibalehetőséggel. A hosszú munka folyamat miatt a manuális frissítés csak eseti megoldásként alkalmazható, például hó eleji egyszeri betöltéskor. Ebben az esetben a frissítés gyakoriságától függően sokan látják a rendszerben a még elérhető 3 darab szürke bőrszíjas kvarcórát, pedig már lehet, hogy az utolsó frissítés napján megrendelték őket. Vagy ami még kellemetlenebb, ha a 14 órás frissítési időszak közben rendelik meg a termékeket…

2. megoldás: Excel mágus

Ez manapság a legelterjedtebb módszer, aminek során az Excelben jártas kolléga alapvetően az XLS és a készletkezelő rendszer közötti közös logikai kapcsolatot, azonos elnevezéseket hoz létre. Ennek leghatékonyabb elemei a képletek, Pivot táblák és a közös elnevezések. Ez egy szofisztikáltabb módszer, jól beállított rendszer és gyakorlott kolléga esetén a frissítési munka így 2 óra alatt elvégezhető. Ezáltal nőtt a feladat komplexitása, ráadásul a kevesebb időráfordítás és kevés ismétlési ciklus miatt csökken a hibák előfordulásának esélye is, és időközben jóval kevesebb megrendelésből fakadó mozgás történik. Jó eséllyel a hétfő reggel betöltött szürke bőrszíjas kvarcóra hétfő délután is készleten lesz, vagy ha nem is mind a három, de talán egy hétig még elérhető lesz.

3. megoldás: Az automatizáció

Harmadik példaként egy teljesen automatizált, emberi beavatkozást nem igénylő megoldást vegyünk.

A folyamat során egy köztes rétegrendszer a készletkezelő API csatoló felületén keresztül megkapja az éppen aktuális készlet információkat, majd átkonvertálja azt a webshop számára megfelelő formátumra, ezek után pedig eljuttatja a webshopba szintén egy API csatoló felületen keresztül.

Mindezt úgy, hogy az előző példáktól eltérően automatikusan szabályozza az adatátadás sebességét a webshop aktuális terhelésének függvényében, a folyamatok során felmerülő hibákat pedig automatikusan kezeli, legyen az bármilyen terhelés okozta lassulás, vagy hálózati hiba.

5000 termékre vetítve a folyamatot a teljes időszükséglet jelen esetben 0,06 óra, mégpedig úgy hogy ezen folyamat rendszer integrációs tekintetben alacsony komplexitásúnak tekinthető és a lépések egyértelműségének köszönhetően (mivel mindent nullákkal és egyesekkel írtunk le) a hibalehetőségünk is alacsony.

Összefoglalva tehát az elsőtől a harmadik példáig sikerült 230-szor kevesebb idő alatt megoldanunk ugyanazt a feladatot úgy, hogy folyamat során előforduló hibák lehetőségét is minimalizáltuk.

Viszont nagyon fontos arról beszélnünk, hogy az első kettő esetben, mivel eseti a frissítési gyakoriság, a készletünk csak addig érvényes, amíg nem változik meg a készletkezelőben, míg a harmadik esetben a teljesen automatizált folyamatnak és a rövid idő szükségletnek köszönhetően lehetőségünk van közel valós idejű szinkront kialakítani. Ez manapság nagyon fontos, mert rengeteg elégedetlen vásárló érkezhet amiatt, hogy nem az éppen aktuális készletet látja az online felületünkön. A honlap szerint még elérhető 3 szürke bőrszíjas kvarcóra, de valójában már megrendelték őket, és pótlásukra hetekig kell várni a beszállítóra.

A folyamatos készletszinkronnak köszönhetően viszont lehetőségünk van egyszerűsíteni a logisztikai folyamatainkat is.

Az első két esetben az eseti gyakoriság miatt hamar invalidálódik egy betöltött készlet adat, ezért dedikált webes raktárral tudjuk elérni azt, hogy a betöltött készleteink ne mutassanak hamis képet. Dedikált webes raktár esetében egy elkülönített raktárról vagy raktáregységről beszélünk, amelynek készleteit csak a webshopon leadott rendelések fogyaszthatják.

A harmadik esetben viszont már nincs szükségünk dedikált webes raktárra és online értékesíthetjük a fizikai bolti készleteinket, mivel az onnan érkező készletfogyás eseményalapon azonnal szinkronizálásra kerül a webshopba is.

Ez egy egyszerű, de sajnos nagyon gyakori példa a webáruházak kezelésének mindennapjaiból, ami jól megmutatja, hogy miért érdemes rendszereink automatizációját kialakítani. A legprofibb és már középtávon a legjövedelmezőbb módszer, ha a lehetőségeinkhez képest minél több integrációt vezetünk be rendszereink összekapcsolása érdekében, amelyek segítségével automatizáljuk folyamatainkat. Ezáltal nem csak a mi folyamataink válnak gyorsabbá és költséghatékonyabbá, de megkímélnek minket a rendszer hiányosságai miatt keletkező negatív vásárlói véleményektől is.

Kérjük, hogy válaszaitokkal segítsétek felmérni a hazai webáruházak automatizációis eszközeinek helyzetét. Az OANDER Development kérdőívét itt találjátok, kitöltése 8-10 percet vesz igénybe, amelynek eredményeit a Kosárértéken fogjuk publikálni 2021 elején.

(Támogatott tartalom)