Az önműködő webáruházak nyomában – A rendeléskezelés automatizációja

A legújabb cikksorozatunkban a webáruházak automatizációjával kapcsolatos legfontosabb tudnivalókról írunk. „Az önműködő webáruházak nyomában – Mit, mivel, hogyan?” és a készletkezelésről, a készletadatok automatizációjáról szóló írásunk után most a rendelések kezelésével foglalkozunk, egészen a vásárlóktól a termékeken át a beszállítóink felé leadott újrarendelésig. Bár a téma egyszerűnek tűnik, összetettsége, különböző aspektusai miatt mégis egy rendkívül összetett folyamat.

Hogyan működik?

A rendelések esetében – mint más integrációs megoldások esetében is – leegyszerűsítve arról van szó, hogy beépítünk egy middleware-t (köztes szoftvert), ahol minden szükséges információt begyűjtünk és azokat a megfelelő logikák mentén konvertáljuk, majd szinkronizáljuk a szükséges rendszerekbe. Az alapvető információk átadásán túl számos más funkció kiszolgálására képes, a továbbiakban ezekből hozunk gyakorlati példákat.

Alapvető integrációs funkciók

Számlázás – fizetés

Automatikus számlázással manuális munka nélkül állíthatók ki a számlák, és biztosak lehetünk benne, hogy nem marad kiszámlázatlan rendelésünk. A háttérben ez egyszerűen zajlik le: a rendelés leadása után a rendeléshez kapcsolódó adatok bekerülnek az ERP-be, ahol az előre megadott feltételek mellett és a fizetési módot figyelembe véve a rendszer automatikusan elkészíti a számlát. A rendelés konvertálása során figyelembe vesszük a fizetési állapotot online fizetés esetén, és csak azokat a rendeléseket dolgozzuk fel, amelyeket sikeresen kifizetett a vásárló. Itt érdemes megemlíteni, hogy a sikertelen fizetésű rendelések által lefoglalt készleteket fel kell szabadítanunk, amennyiben meghiúsult a bankkártyás tranzakció, hogy a készletadataink is naprakészek maradjanak.

A vásárlók minden esetben megkapják pl. egy PDF dokumentumban a számlát, amelyet elérhetnek a webshop felhasználói felületén, illetve e-mail csatolmányként is továbbításra kerül nekik. Biztosak lehetnek benne, hogy elkészült, illetve később könnyedén visszakereshetővé válik, például ha garanciális ügyintézésben van rá szükség.

Szállítás

Többféle és megfelelő szállítási módokkal még több potenciális vevőt érhetünk el. Fontos, hogy az iparágban megszokott, a versenytársak által is felkínált szállítási módokat biztosítsuk. Lehetőség van a szállítás automatizálására is, például a futárszolgálat rendszerében automatikusan elkészített csomagcímkékkel. Logisztikai partnertől függően különböző szintű címvalidációkat érdemes beépítenünk a vásárlási folyamatokba, hogy a rendelés beérkezését követően az automatikus csomagcímke-készítés problémamentesen végbemenjen, legyen szó akár egy irányítószám-alapú automatikus település kitöltés funkcióról, vagy a szállítási adatok során megadott telefonszám formátumának vizsgálatáról.

Rendelések kezelése magasabb szinten

Szinkronizálás

A gyors és hatékony szinkronizálás a nagyobb kampányidőszakokban létfontosságú funkciója webáruházunknak. Az ERP rendszerek szinkronizálásakor egyértelműen az eseményalapú szinkron a preferált: így az adatok a lehető legrövidebb idő (akár másodpercek) alatt átjutnak egyik rendszerből a másikba. A webáruházban található készletek pontosan tükrözik a valóságot, a rendelések feldolgozása azonnal megindulhat. Amennyiben ez nem lehetséges, a lehető legrövidebb idő alatti szinkronizációra kell törekedni.

Újrarendelés

Ha a teljesítést nem tudjuk saját raktárról biztosítani, az integráció segítségével akár automatikusan, az igényt felismerve megrendelést adhatunk le a beszállítóink felé. A disztribútor nem csak a rendelést kapja meg, hanem a teljesítésének a helyét is. Hogyha az átvételi pontunk például a “2-es raktár”, és innen szeretnénk kiszolgálni a vevőt, akkor ide érkezik meg a rendelt árunk, és a kommissiózást végző munkatárs számára egyértelműen jelöljük, hogy melyik webes rendeléshez tartozik a beérkezett áru – ezzel is elősegítve a gördülékeny kiszolgálási folyamatot.

Várakoztatás

Ahogy a vasútállomások elosztják a vonatokat, és továbbengedik a síneken őket, úgy az integráció köztes szoftvere is gyakran kényszerül arra, hogy míg egyes adatoknak egyből zöld utat ad, bizonyos esetekben várakoztatnia kell másik adatot, míg minden rendszerből meg nem kapja a kellő inputot.

A middleware szoftver a központi hub, a termék-, az ár- és készletadatok szinkronizálását végzi, amelyek a webshopból és a vállalatirányítási szoftverek állomásairól érkeznek. Előfordulhat olyan állapot, amikor egy termék ára és egy jellemzői külön modulokban vannak kezelve a vállalatirányítási rendszerben. Az egymástól független folyamatoknak és a változó terhelésnek köszönhetően előfordulhat, hogy hamarabb érkezik meg egy termék kedvezményes ára a köztes rétegbe, mint maga a termék. Ilyen esetekben sem tűnik el az információ, mivel a megkapott ár adatot várakoztatjuk, amíg a hozzá tartozó termék meg nem érkezett, majd azzal együtt beküldjük a webshopba. Ennek a működésnek köszönhetően bármilyen ERP oldali adatkezelés problémamentesen implementálható a webáruházba.

Vendégvásárlók

Számtalan előnye van annak, ha kezeljük a vevői törzset: különböző kimutatásokat készíthetünk a vásárlásaik alapján, személyre szabott akciókat kínálhatunk nekik, marketing üzeneteket címezhetünk nekik. Éppen ezért a vendégvásárlók helyzete speciális és fontos kérdés egyben. Választhatjuk azt, hogy látogatóink regisztráció nélkül, vendégként leadhatnak megrendelést webshopunkon. Vásárlói fiók nem jön létre, ezért az ERP-ben minden alkalommal egy új vásárlóhoz köthető a saját rendelése, bármennyiszer is rendel nálunk. Az ERP magától nem tudja a vendégvásárlásokat összekötni, egy profilhoz kapcsolni őket, de az integráció képes rá, egy közös pont (név, vagy e-mail cím) detektálása és kapcsolása után. Ezek után a regisztrált felhasználókhoz hasonlóan számos adattal rendelkezünk a vendég userek esetében is, melyek megkönnyítik a későbbi elemzéseket.

Több raktár kezelése

Amennyiben több raktárunk vagy készlethelyünk van, érdemes minél többet bevonni az automatizációba. Így például a vásárlóink átvehetik a megrendeléseiket a megfelelő üzletben, vagy akár láthatják a bolti elérhetőséget. Az integrált köztes szoftver ismeri a raktárkészletet, és akár a beszállítónknak is képes lehet adatot továbbítani.

Amikor beérkezik a rendelés, akkor több logika mentén szolgálhatjuk ki és állíthatjuk össze azt. Ehhez első lépésben a raktárak paraméterezésére, előzetes készletelosztási logika felépítésére van szükségünk. Ily módon az üzletmenet szempontjából optimális készleteket foglalja le a webáruház a rendelések során, illetve megkönnyíti a logisztikai folyamatokat is.

• Prioritási lista: Sorrendben az elsőnek választott (időrend, méret, stb.) raktárból szolgáljuk ki a megrendelést, amíg ott el nem fogy az adott termék.
• Dedikált raktár: Kiválasztunk egy raktárat, vagy átvételi pontot, amelyet mindig utántöltünk, és csak onnan szolgáljuk ki a rendeléseket.
• Aktuális készlet: Az alapján választunk ki különböző raktárakat, hogy a rendelésben szereplő tételsorok milyen készlettel rendelkeznek a különböző raktárakban. Figyelembe vesszük a vásárló által választott szállítási módot, és úgy határozzuk meg a kiszolgáló raktárakat, hogy a lehető legkevesebb raktárközi átszállításra legyen szükség, és jó esetben egy helyről teljesíthető legyen a teljes megrendelés.

Hasznos funkció, hogy a készletelosztás során a raktárközi átkéréseket is automatikusan létrehozzuk úgy, hogy hivatkozunk a webes rendelésre. Így amikor fizikailag is megérkezik a raktárba a csomag, automatikusan befoglaljuk a webes rendeléshez, így véletlenül sem jelenik meg értékesíthető szabad készletként a beérkező áru.

A készletleosztási logika legnagyobb előnye, hogy a szétosztás automatikus, így emberi erőforrást szabadít fel, hiszen nem kell manuálisan elvégezni ezt a munkát, nem kell kapcsolatot tartunk a többi raktárral a készletállapotokról, hiszen minden szükséges információt tartalmaz az ERP-nk. Az erre felkészített rendszer magától, az előre meghatározott logika mentén elvégzi a rendszerezést, és megmondja, hogy mi honnan legyen kiszolgálva.

Összegzés

A fenti esetek és folyamatok a leggyakrabban felmerülő kérdések, amelyek a rendeléskezeléssel kapcsolatban felmerülnek integráció során. Minél nagyobb egy vállalat, annál komplexebbek a rendszereik és a folyamataik. Számukra összetettebb, magasabb logikai szinten szükséges létrehozni a megfelelő integrációs eszközöket. A Magento és vállalatirányítási szoftverek területén szerzett tapasztalatok és a rendszerek mély ismerete lehetőséget nyújt, hogy hivatalosan fejlesztett kiegészítő modulok, vagy ezek átalakított, saját fejlesztésű változataival kivitelezzünk kifejezetten bonyolult struktúrájú feladatokat is.

(Támogatott tartalom)