Az önműködő webáruházak nyomában – A készletkezelés automatizációja

Legújabb cikksorozatunkban a webáruházak automatizációjával kapcsolatos legfontosabb tudnivalókról írunk. Az önműködő webáruházak nyomában – Mit, mivel, hogyan? című bevezető cikkünk után az egyik leggyakoribb fájó pontról, a készletkezelésről, a készletadatok automatizációjáról osztjuk meg tapasztalatainkat.

Mit érdemes tudnunk a készletkezelésről?

A készletkezelés az integráció egyik legnagyobb kihívásokat tartogató területe. Leginkább a műszaki webáruházak és FMCG webshopok esetén sarkalatos pontja az üzleti folyamatoknak. De hogy mit is értünk pontosan a készletek automatizációja alatt? Jöjjön néhány példa!

• Az egyik leggyakoribb probléma a retail és az online üzletág összefonódásából létrejövő közös értékesítés, amikor a webshop nem rendelkezik dedikált raktárkészlettel, így a fizikai boltokkal azonos készletről értékesít. Ilyenkor nélkülözhetetlen a real-time készletfrissítés.
• Általános gyakorlat, hogy több különböző online platformon értékesítjük ugyanazt a terméket vagy készletet. Ami probléma lehet ebben az esetben, ha az utolsó terméket különböző csatornákon, különböző vevőknek egyszerre adjuk el. Ha a készletszint nem frissül elég gyorsan, az is egy lehetőség, hogy egy platformon értékesítünk.
• Szintén bevett gyakorlat, hogy egy webshop több raktárkészletet kezel egyszerre. Tökéletes példa erre egy olyan bolthálózat, amikor több üzlet raktárkészletét kell egyszerre aggregálnia a webáruháznak.
• Ha van bolti átvétel is egy webshopnál, akkor az automatizált készletfrissítés kiemelten fontos szerepet kap. A felhasználóknak látniuk kell, hogy melyik termék hol van készleten, a rendelés leadása után pedig a bolti készletet automatikusan be kell foglalni számukra.
• Az egyik legjobb megoldás, hogy a saját készletünkön túl a beszállítónk készleteinek adatait is megjelenítjük, azonban ebben az esetben  a szokásoshoz képest megnövekedett átfutással számolhatnak a vásárlóink a termék megérkezésének várható idejével. Ez is egy integráció, amely során webáruházunk hozzáfér a beszállítói készletek információihoz, azokat szinkronizálja.
• A szavatossági idővel rendelkező termékek készleteinél sorbarendezhetjük a készleteket.
• Speciális a készletkezelés az egyedi termékek esetén. Tipikusan ilyenek a használtcikkek, mint például az antikváriumi könyvek vagy az outlet használt ruhák. Minden egyes terméknek egyedi az ára, leírása, fotója, akár akkor is, ha ugyanaz a termék más állapotban érhető el. Ennek technikai megoldása lehet az, hogy az általános termékparamétereket meghatározó fő termék alá soroljuk be az egyedi cikkszámmal ellátott altermékeket, amelyeknél külön kitérünk a konkrét termék állapotára, elérhetőségére, illetve egyedi fényképeket tudunk hozzárendelni.

Mit mutatnak a számok?

A megfelelő készletadatok azonban nem csak a fent említett több üzlettel rendelkező, netán több online platformon értékesítő nagyobb cégeknek fontosak. Az nChannel különböző vásárlási esettanulmányokra hivatkozva számokkal is bizonyítja a real-time készletkezelés fontosságát:

• Az online vásárlók 58%-a találta fontosnak, hogy a kereskedők weboldalán látható legyen a keresett termék készlet státusza.
• 41%-uk hagyta el a kosarát, amikor kiderült a pénztárban, hogy mégsincs készleten a kiválasztott termék.
• A vásárlók 38%-a jobban preferálja az online vásárlást a készletinformációk kijelzésének köszönhetően, mint a hagyományos üzleteket.
• Ne feledkezzünk meg a készlettúlfutások miatti teljesíthetetlen rendelésekről sem, mely egyértelmű negatív vásárlási élményt okoz az ügyfeleknek, ráadásul az adminisztrációs munkát is megnöveli, mind a webshop kezelők, mind az ügyfélszolgálat, mind pedig a pénzügy részéről.

Mikor válik kiemelkedő jelentőségűvé az automatizálás?

A legtöbb webshop ugyan rendelkezik készletkezelési funkcióval, de ez csak egy bizonyos pontig elégséges. A készletmozgások automatizálására és az ezzel járó integrációra akkor van szükség, ha van ERP-nk vagy más készletkezelő logisztikai rendszerünk is, és elsősorban ott kezeljük a készlet adatokat. Ebben az esetben kiemelten fontos, hogy:

• A webshopban leadott rendelések azonnal csökkentsék az ERP-ben lévő készletadatokat.
• Az ügyviteli rendszerben való készletváltozások azonnal megjelenjenek a webshopban is (például, hogy helyes legyen a készletkijelzés, ne legyen a rendeléseknél készlettúlfutás, stb.).
• A webshop és az ERP között a készletmozgások folyamatosan átkerüljenek egymáshoz, és minden adat egyezzen meg a két felületen.
• A szinkronizáció ideális esetben kétirányú, tehát mindkét rendszer képes jelezni a másik oldalnak.

Webáruházunk összekötése automatizmusokkal tehát idővel elkerülhetetlen. Lássuk milyen lehetőségeink vannak erre!

Technológiailag milyen automatizációs lehetőségeink vannak?

Alapesetben a szinkron lehet időhöz kötött, azaz néhány percenként frissítjük a rendszerek közötti készletinformációkat, de ez a megoldás bizonyos fokú hibalehetőséget tartogat magában. Gondoljunk csak egy kiemelt időszak, például egy Black Friday-kampány alatt rövid időn belül beérkező kiemelkedő mennyiségű rendelésre! Ilyen esetben elkerülhetetlenek a készlettúlfutások, melyek negatívan befolyásolják a vásárlás élményét.

Az nChannel-tanulmány rámutat arra is, hogy a real-time készletkezelés nem azt jelenti, hogy 15 percenként, óránként, netán egy nap egyszer frissítjük a készleteinket. Abban az esetben, ha így teszünk, megkockáztatjuk azt, hogy helytelen készletinformációkat közvetítünk csatornáinkon. A készlettúlfutások gyakran bekövetkezhetnek, ha nem frissül elég gyorsan a készletkezelésünk. Mindezek mellett nem jelezhetjük ki a vásárlóknak a készlet mennyiséget a keresett termékekről, hiszen a jelzett adatok nem minden esetben pontosak.

Ezzel szemben a másik lehetőség az eseményvezérelt megoldás, mely sokkal hibatűrőbb. Optimális esetben ez azt jelenti, hogy amint változás történik az egyik rendszerben egy készletadattal, azonnal átszinkronizáljuk azt a másik felületre. A jobb készletkezeléshez szükség van a készlet real-time szinkronjára. Ez lehetővé teszi, hogy amint eladunk egy terméket, annak készlete azonnal csökkenjen az összes rendszerben. Ez az egyetlen módja annak, hogy pontos készletszintet mutassunk a vásárlóknak.

A készletautomatizáció tervezése

Nem véletlenül írtuk a bevezetőben, hogy az integráció, azon belül is a készletkezelés az egyik legsarkalatosabb pontja az e-kereskedelmi projekteknek. Számos előre definiálandó kérdés van, melyet át kell gondolnunk, ha a webáruházunk és az ERP-nk készletadatainak integrációjában gondolkodunk. Hogy csak néhányat említsünk:

• Önálló webes készletet vagy offline üzletek készleteit értékesítjük? Esetleg ezek kombinációját?
• A készletinformációk hogyan kerülnek a webáruházba?
• A webes értékesítések okozta készletfogyások hogyan jutnak el az ERP-be/külső készletkezelő rendszerbe?
• Milyen gyakran változik a készlet?
• A készleten nem lévő termékek kerüljenek le a webshop felületéről ,vagy csak ne legyenek megvásárolhatóak?
• Milyen készletállapotokkal számoljunk, és ezek miként befolyásolják a szállítási időt, esetleg az elérhető szállítási és fizetési módokat?
• Miként, milyen pontokon és milyen hangsúllyal jelenjenek meg a készletinformációk?
• Szeretnénk-e a katalógusba szűrőket, rendezési és navigációs eszközöket építeni a készletjellemzőkre?
• Van-e lehetőség a beszállítónk készletének adatait integrálni? Hozzáférünk, vagy kapjuk az adatokat? Milyen adatokat kapunk és milyen struktúrában? Mennyire pontosak, mennyire frissek ezek?

Természetesen az iparágunktól, piacunktól függően számtalan egyéb speciális kérdés felvetődik, ezért érdemes komolyan venni a tervezést, és a lehető legtöbb kérdésre választ találni.

Hogyan tudja egy jó készletszinkron-automatizáció segíteni a webshopunk működését?

Néhány tipikus igény vagy funkció a készletszinkronizáció kiépítésekor:

• A legfontosabb az eseményvezérelt működés, hogy a készletadatok azonnal naprakészek legyenek mind a webshopban, mind pedig az ERP-ben.
• Készletadatok várakoztatása új termékek esetén. Amennyiben úgy érkezik készlet, hogy a termék még nem került át az ERP-ből a webshopba, a készletcsomag addig várakozik, amíg a hozzá tartozó termék szinkronizációja be nem fejeződött, majd automatikusan elindul a készletadat is.
• Szabad készletszámítás. A beérkező adatcsomagban két értéket kapunk: egy teljes és egy foglalt készletmennyiséget. A teljes értékből kivonva a foglalt készletet megkapjuk a webáruház felé átadandó szabad készlet értéket.
• Termékstátusz-állítás. Üzleti logika alapján eldönthetjük, hogy egy termék a maradék készlet lefogyása után árusítható-e vagy sem.

Mitől függ a készletautomatizáció sebessége?

Ahogy a fent is írtuk, hiába az automatizáció, ha az lassan, akár egy nap egyszer frissíti be készleteinket. Kiemelt kampányidőszakban az idő még inkább kulcsfontosságúvá válik.

Mégis mennyire tud gyors lenni egy készlet automatizálás?

Alapvetően a szinkron sebessége egy alap integrációban minimum három tényezőn múlik, nevezetesen a küldő fél (jellemzően egy ERP), a köztes réteg (middleware) és a fogadó fél (webshop) rendelkezésre álló erőforrásaitól és aktuális terheltségétől függ. Tapasztalatok alapján ez a legrosszabb esetben is néhány másodperc alatt végbemegy az eseményvezérelt szinkron esetében. Ha időalapú a szinkron, akkor értelemszerűen csak annyira tud gyors lenni, amilyen gyakran futtatjuk az időzített szinkroncsomagokat.

Miért érdemes köztes réteggel megvalósítani a készletek automatizálását?

Akkor van szükség middleware rendszerre, ha eseményvezérelten szeretnénk mozgatni nagy mennyiségű adatot, azaz a készletváltozásoknak azonnaliaknak kell lenniük, és mindehhez még egyedi üzleti logika is kapcsolódik (egyéb vállalatirányítási, CRM rendszerekkel való integrációk, stb.).

Az automatizálás kapcsán ugyan ezúttal csak a folyamatosan változó készletadatok szinkronizációjával foglalkoztunk, de ne feledkezzünk el magukról a termékekről, az árakról és árlistákról, a vásárlói, illetve rendelési adatokról sem. Mindezekről cikksorozatunk következő részében lesz szó.

(Támogatott tartalom)