Szoftveres megoldások választásakor egyúttal egy digitális ökoszisztémát is választunk. A benne elérhető integrációkat megvizsgálva saját jövődbe nézel bele, mint egy varázsgömbbe. Itt tedd fel magadnak a kérdést: elkísér majd a választott megoldás a cég minden életciklusán át? Hasznát veheted majd az itt elérhető “kütyüknek”? Mi alapján válassz digitális ökoszisztémát, esetleg üzleti folyamataid teljességét lefedő O2C (order-to-cash) rendszert?

Nézzük példaként az Apple-t. Amikor „almás” telefont veszel, design, anyaghasználat és gyorsaság szempontjából jól választottál. De beköltöztél egy nagyobb rendszerbe is, amihez hozzáláncoltad magad. További eszközök láthatatlan megbízhatósággal integrálódnak, egységes felhasználói élményt nyújtanak. Bármely elemét is kezded először használni, azzal tökéletesen együttműködni csak ugyanennek az ökoszisztémának a további elemei fognak.

Ez is érdekelhet

Cégedben ugyanez a helyzet egy üzleti ökoszisztémával is. Bármely termék vagy szolgáltatás miatt is választottad az O2C (order-to-cash, rendeléstől a bevételig ívelő üzleti folyamat) rendszert, kényelmes, hogy a már meglévőkhöz integrált további elemeket használhatod, de ezzel növeled a kitettségedet is.

Erős a kockázat, hogy idővel kilépnél belőle, de minél több szálon kötődsz hozzá, annál nehezebb lesz váltani. Ha egyszer döntöttél, hogy egy O2C rendszerre építkezel, hosszú távú elkötelezettséget vállalsz, vagy csak komoly nehézségek árán tudsz váltani.

Kényelmes, vagy kitettség “beköltözni”?

Nézzünk egy még közelebbi példát! Egy fizetési kapu a webáruházad kártyás fizetéseit teszi lehetővé. Ha induláskor a Shopify-t választottad, mint számodra ideális motort, egyúttal annak is utánanéztél, milyen fizetési kapu lenne számodra megfelelő. Amint kiderül, hogy ennek nincs Shopify integrációja, csak Shoprenterből és Unasból lenne olyan, amit egy gombnyomással bekapcsolhatnál – mit választasz? Maradsz a számodra ideális motor mellett, vagy a fizetési kapu integrációja miatt lecseréled az eredeti elképzelést? Vagy fejlesztesz saját integrációt, ami hosszú és drága folyamat?

Dolgoztam még tanácsadóként egy többszáz milliós forgalmú webshop tulajdonosával, aki egy vészesen ketyegő időzített bomba tetején ült, de ezt tudta is.

Komolyabb növekedés elindulásával az alap webshopmotorhoz minden logisztikai folyamatot más és más integrációval oldott meg. Viszont a céghez egyetlen megbízási szerződéssel kötődő szoftverfejlesztő olyan pénzeket kért az IT karbantartásért, amit csak akart. Az általa írt kódot rajta kívül nem értette senki. A WooCommerce vagy Magento motorokhoz például rendre saját fejlesztésű integrációk épültek, ezekből lettek később az álmatlan éjszakák, mert nem lehetett tudni, mikor dől össze az egész.

E-ker hírszemle

Order-to-cash: érdemes elköteleződni, vagy nem?

Nézzük meg tehát, hogy egy speciális üzleti ökoszisztémában megvalósuló order-to-cash (O2C) rendszer bevezetése mitől előnyös vagy hátrányos számunkra. Ha a folyamat teljesen integrált, a digitális eszközök támogatják az automatizált működést. A rendelés feldolgozásától az ügyfélszolgálaton át a számlázásig és a kintlévőségek kezeléséig egységesíti és egyszerűsíti a folyamatokat, ami javítja az üzleti hatékonyságot, de okozhat komoly kitettséget is.

  • Előnyök

  1. Automatizált folyamatok, hatékonyabb működés –  Az automatizált számlázás révén például a rendelés leadása után azonnal számla készül. Ezzel csökken az emberi hibák esélye, és gyorsabb a pénzáramlás. Ha még a készletkezelés és a fizetéskövetés is egyetlen integrált rendszerben történik, csökken az ismétlődő adminisztráció és az ezzel járó költségek.
  2. Jobban átlátható pénzügyek, likviditás –  Egy jól integrált O2C rendszer azonnali rálátást nyújt az aktuális pénzügyi adatokra, így pontosabb a pénzügyi tervezés és a cash-flow menedzsment. Mivel az online fizetések azonnal beérkeznek, javul a likviditás és kevesebb a késedelmes fizetés is. 
  3. Jobb ügyfélélmény – Átlátható és gyorsabb rendelési folyamat = csökkenő várakozási idő, és elégedettebb ügyfelek, több visszatérő vásárló. 
  4. Könnyű skálázhatóság –  Ahogy nő a vállalkozás, az integrált O2C rendszer könnyedén bővíthető az új termékek és piacok kezelésére. Ráadásul új csapattagot is könnyebb így bevonni, és fenntartható marad a növekedés.
  5. Költséghatékony – A legtöbb digitális ökoszisztéma a „sűrű fillér” logikára épül: viszonylag alacsony ARPU mellett nagy ügyfélszám érhető el, így kedvező díjaival sokkal hozzáférhetőbb, mint egy gigantikus szoftver, amiből nincs is szükségünk mindenre. Ha csak a Számlázz.hu áraira nézünk rá, a legmagasabb csomag esetében sem üti agyon a cégedet a havidíj, viszont komplex szolgáltatással oldja meg sok üzleti problémádat.

  • Hátrányok

  1. Magas bevezetési költségek és sok idő – Egy integrált O2C rendszer bevezetése tűnhet drágának, főleg egy kisebb vállalkozásnak. Emellett tréningre is szükség lehet, megtanulni is tovább tarthat.  
  2. Komplexitás, alkalmazkodási igény –  Mivel minden összekapcsolódik, bármelyik elem hibája az egész rendszer működésére hat. Ettől nőhet az üzemeltetési költség, és szükség lehet karbantartásra.  
  3. Adatvédelmi és biztonsági kockázatok – Nagy mennyiségű adat kezelésekor fokozott adatvédelmi és biztonsági kockázatokat vállal az üzemeltető. Fontos, hogy biztos legyél abban, a rendszer megfelel a GDPR és egyéb adatvédelmi szabályozásoknak, megfelelően kezeli a kiberbiztonsági kihívásokat. 
  4. Függőség a technológiai szolgáltatóktól – Függőséget jelenthet a technológiai partner frissítéseitől, karbantartásától és ügyfélszolgálatától a saját működésed. Ha a szolgáltatód hibázik, az befolyásolja a vállalkozásod napi működését is.

Mit nyerhetünk mindezzel?

Időmegtakarítást az adminisztrációban, gyorsabb pénzáramlást, és működési költségek csökkenését mindenképp nyerhetjük. Kisebb e-kereskedelmi cégeknél (évi néhány millió forintos bevétel mellett) 18-24 hónaposra becsülhető a megtérülés, míg közepes és nagy e-kereskedelmi vállalatoknál (évi több tíz- vagy százmilliós forgalommal) akár 12-18 hónapos megtérülési idő is elérhető, mivel a rendszer gyorsabban hoz eredményeket a nagyobb üzleti volumen miatt.

Összefoglalva: mit gondoljunk át a döntéshez?

  • Üzleti folyamatokhoz mit kell megoldanom? Számlázást? Csomagok kiszállítását? Készletkezelést?
  • Egyenként mindegyik megoldására van eszköz – de van egyetlen rendszer is, amiben mindez összekapcsolódik?
  • Ha minden típusú eszközből az ideálisat választom, de nem ökoszisztémán belül – megéri még a fejlesztést, az egyenkénti díjakat, a válogatást, és a későbbi csere-beréket, vagy nem?
  • Ha megtalálom mindenből a tökéleteset – van annyi erőforrásom, amiből összelegózom magamnak, majd karbantartom? Skálázható lesz később?
  • Kész vagyok elviselni az erős odaláncolódást, ha egy teljes rendszert veszek meg, amiben automatizálhatok, és az elemek között teljes az összhang?
  • Kész vagyok eszköz-szinten kompromisszumokat hozni?

Az integrált O2C rendszer bevezetése tehát egyértelmű versenyelőnyt jelenthet az e-kereskedők számára, különösen azoknak, akik szeretnék optimalizálni a folyamataikat és automatizálni a biznisz kulcsfontosságú elemeit, például a számlázást. Ugyanakkor fontos mérlegelni a bevezetési költségeket, az esetleges technológiai kihívásokat és a függőséget a szolgáltatóktól. Egy jól kiválasztott, a vállalkozás méretéhez és céljaihoz igazodó O2C rendszer hosszú távon mindenképpen megtérülhet, különösen akkor, ha az üzleti folyamatok hatékonyságának javítása az elsődleges cél.

LinkedIn