Több évtizede kimondhatjuk, hogy információs társadalomban élünk, ahol a magán- és az üzleti életben egyaránt fontos szerepet játszik az információ és annak áramlása. Az információs technológia fejlődésével napjainkra azonban már nem az üzenetközlés gyorsasága, sokkal inkább azok megszűrése tartogat megoldandó feladatokat.
Az üzleti életben, bár hasonló szerepe van a kommunikációnak, megszokhattuk, hogy sokszor egészen másképp zajlik, mint a magánéletben. Előbbi esetén nagyrészt a közvetett kommunikáció érvényesül, amelyben az információáramlás csak technikai eszközökön keresztül valósul meg. Vagyis: ami praktikus a tér- és időbeli távolságok áthidalására. Ugyanakkor sokkal személytelenebbé teszi a kommunikációs folyamatot.
Az e-mail mindenhova elkísér?
Az információs technológia széleskörű elterjedése fontos mérföldköve a kommunikáció fejlődésének. A levelezés digitalizációja – ennek részeként – pedig egészen új lehetőségeit nyitja, nyitotta meg az üzleti információközlésnek. Az e-mail cím az üzleti-, ahogy a magánéletben is mindennapos szerepet tölt be, megléte már-már követelmény mindenféle ügyintézés során.
Amikor adatokat kell megadnunk (hivatalos ügyintézéshez, online vásárláshoz vagy üzleti találkozóhoz) az e-mail címünket alapvető személyes adatként kérik el. Ugyanolyan módon kezelik, mint a nevünket, telefonszámunkat, lakcímünket. Nem véletlen, hogy ezt nem tudják kiváltani például a közösségimédia-fiókok. A társadalom ugyanis az e-mailt tekinti a legkomolyabb és legmegbízhatóbb online kapcsolattartási eszköznek. Ezért is fontos, hogy megtanuljuk kihasználni az e-mail nyújtotta lehetőségeket, főleg az üzleti életben.
Az e-mail küldésnek számos szinte magától értetődő előnyét ismerjük. Talán a legfontosabb, hogy az írásban megbeszélteknek nyoma marad és bármikor visszakereshető, valamint egyszerre többféle információ közlésére is alkalmas. Az üzenetünk mellé csatolhatunk képeket, dokumentumokat vagy linkeket, mindent egyszerre, egy helyen. Ilyen formában egyszerre több személlyel is közölhetjük mondanivalónkat, illetve azok továbbíthatók és könnyen sokszorozhatók lesznek.
Forrás: pexels.com
Az üzleti levelezés a belső és külső kommunikáció terén is kulcsfontosságú. Ugyanakkor, főleg a kisebb vállalkozásoknál az e-mailes kommunikációt gyakran felváltja valamilyen belső kommunikációs rendszer, például egy munkahelyi üzenetküldő alkalmazás. Az üzleti levélváltások jelentős része azonban az üzleti tevékenységekkel függ össze. Ilyen a beszerzés, a marketing és az értékesítés.
A vállalat számos másik érdekcsoporttal is kapcsolatban áll, akikkel rendszeresen vált akár elektronikus leveleket is. Ilyenek lehetnek a különböző hatóságok, másik vállalatok, a média egyes szereplői vagy éppen a végső fogyasztók. Minden esetben elmondhatjuk, hogy a kommunikáció a cég részéről fontos tényezője lesz a róluk kialakított képnek. Így van ez akár a módját, akár a stílusát illetően is. Egyes esetekben egy e-mail akár az egyetlen kapcsolati pont a szervezet és a másik fél között, így igyekeznünk kell jó benyomást kelteni és valamelyest pótolni, vagy helyettesíteni azt a személyességet, amit egyébként az elektronikus kommunikáció elvesz.
Hogyan is tehetjük meg mindezt?
Mivel az üzleti kommunikációhoz nélkülözhetetlen a cégnevet tartalmazó e-mail, ezek elkészítése rendkívül fontos a vállalkozások számára. Amennyiben a cég rendelkezik már lefoglalt domainnel és webtárhellyel, néhány egyszerű beállítással könnyen használatba is veheti cégneves e-mail címeit, legtöbb esetben korlátlan e-mail alias hozzárendelésével. Így akár minden munkatársnak vagy szervezeti egységnek saját e-mail címet hozhat létre.
Amennyiben jártasak vagyunk az üzleti világban, megfigyelhetjük, hogy a magukat igazán komolyan vevő cégek mindig domaines e-mail címeket használnak. Mi ennek az oka? A legegyszerűbben fogalmazva: profi hatást kelt.
Teljesen elfogadott, ha a magánlevelezéseinkhez a mindenki által ismert, ingyenes levelezőrendszereket használjuk. Az üzleti levelezésünk során azonban nem előnyös például egy @gmail.com végződésű e-mail címet használni. Az üzleti e-mail cím azt sugallja, hogy a cég komolyan veszi az üzleti kapcsolatokat és a levelezőpartnerét, aki így azonnal láthatja, hogy komoly cégről van szó, akik hivatalos csatornán keresik, így bizalmat is ébresztenek benne. De azt is tudja, hogy szükség esetén minden bizonnyal ő is eléri őket ugyanezen a címen.
Hiszen még ha a kapcsolattartó személye változik is, a hivatalos e-mail cím a továbbiakban is betölti funkcióját, amennyiben az egy részleghez tartozik. Mint például a marketing@domainnév.hu esetében.
Bár abban az esetben, ha egy korábbi kolléga nevét tartalmazza a cím, jó esetben az átirányítás beállításával így is célba ér a levél, hiszen a cég tulajdonában marad a cím és a levelezés is.
Céges brand építésére is jó
Mindemellett a céges e–mail címek hozzájárulnak a márkaépítéshez, mivel az üzenetet olvasó gyakran látja, így könnyebben is jegyzi meg a domain nevét.
Hosszú távon ez utóbbi növeli a cég ismertségét. Fokozható ez azzal is, ha a címünk névjegyét személyre szabjuk, így még inkább személyes lesz az üzenetváltás, és sokkal jobb benyomást kelthet. Egy esztétikus arculati grafikával, a logóval vagy egy bannerrel kiegészítve mindezt, növelni lehet a felismerhetőséget, a gyors beazonosítást. az aláírás képes lesz egy rövid kis üzenet átadására, amely szintén személyre szabható, ha egyes kollégák névjegyéhez, pozíciójukhoz illeszkedően, különböző bannereket csatolunk. A céges névjegyek a brandépítésen kívül a munkatársak céges identitását is erősíti.
Ezek alapján valóban állíthatjuk: az üzleti e-mail úgy működik, mint egy dresscode az üzleti közegben. Ez az online megjelenési forma megbízhatóságot és profizmust kölcsönöz a cég imidzsének, melynek jó színben tartása kiemelten fontos tényezője az üzleti sikernek.
