Innovatív pénzügyi megoldásokat csak akkor érdemes bevezetni a cégedben, ha pontosan látod, mit nyersz vele. Ne vezess be semmilyen okos “kütyüt” csak azért, mert valaki el akarja adni neked. De ha időt vagy pénzt spórolhatsz vele, esetleg segíthet stabilabbá tenni a vállalkozásod pénzügyi helyzetét, érdemes elgondolkodnod rajta. Ezen a gondolkodási folyamaton szeretnék most végigsétálni veled. Mutatok a végén 4+2 komoly és konkrét megoldást is a pénzügyek automatizált kezelésére.
E-kereskedelmi tanácsadóként korábban sok webshop tulajdonosánál vagy menedzserénél láttam, hogy őrült kemény versenyben igyekszik előrébb jutni. Az online térben ugyanis szinte korlátlanok a lehetőségek. Digitális marketing-eszközökkel az elérés határtalan, szemben egy fizikai bolttal, ami földrajzilag erősen korlátozott. A korlátlan lehetőségekkel együtt viszont korlátlan verseny is jár.
Hatalmas például az árverseny. Az alacsony marzsok mellett különösen fontos, hogy ebből mennyit “zabálnak fel” a költségek, köztük a pénzügyi menedzsmentre költött összegek. Ezek minimalizálása is hozzájárul majd az eredményesség maximalizálásához.
Ebben a bizniszben rá vagyunk kényszerítve, hogy időt és energiát szánjunk a nem alaptevékenységhez kapcsolódó területek optimalizációjára is. Ami viszont előny, hogy ha a neten keressük a pénzünket, eleve a digitális érettség egy sokkal magasabb fokáról indulunk. Már csak némi pénzügyi tudásra van szükség emellé.
Hogyan spórolunk automatizálással?
Közvetlen és indirekt módon is foghatunk a pénzügyi adminisztrációra fordított erőforrásokon. Például, ha kevesebb ember látja el az ehhez kapcsolódó feladatokat, csökken a HR-költség. Amíg nincs rá dedikált ember, tulajdonosként / alapítóként addig is többet tudsz az alaptevékenységgel és üzletfejlesztéssel foglalkozni. Ha hamar automatizálsz, egyrészt időben kitolódik, mikor kell felvenni erre alkalmazottat, másrészt közép- és hosszútávon minimalizálhatod a szervezet ezen részének méretét. Ismerek például egy több milliárdos forgalmú webshopot üzemeltető céget, ahol két (azaz 2) ember dolgozik a pénzügyön.
Persze ez nem egy szexi téma, ezért gyakran nincs komoly motiváció, hogy odafigyeljünk rá. Belátom, az optimalizáció sokkal kevésbé izgalmas, mint pl. a kínálatbővítés. Nehéz megtalálni benne a szépséget, főleg a jellemzően közgazdasági ismeretek nélkül induló “ősgeneráció” számára, de van értelme.
Sok vállalkozó alapvetően a bevételre fókuszál. Költségek csökkentésével általában csak akkor kezdünk foglalkozni, amikor húzni kell egyet a nadrágszíjon. Pedig a költségek ugyanúgy meghatározzák az eredményt, mint a bevételek, ezért mindkettővel foglalkozni kell. Elárulom a kulcsszót: ez a skálázhatóság.
Ebben az iparágban ugyanis jellemzően erős szezonalitással számolunk. A játékkereskedők tudják legjobban, akiknél a teljes éves bevétel akár 60-70 százaléka november-december környékén realizálódik. Minél inkább szezonális egy cég működése, annál bonyolultabb a cash-flow menedzselése. De erre is van konkrét megoldás (a lent felsorolt eszközök között, ez lesz például a faktoring), általánosságban pedig az automatizálással kitűnően kezelhető a bevételek-kiadások erős hullámzása. Minél több a folyamatban a manuális elem, annál több a bottleneck, azaz a potenciális elakadás egy-egy munkafázisnál, felelősnél.
Megvannak a megfelelő eszközök? Avagy: miből lehet várat építeni?
A pénzügyi folyamatok sikeres automatizálásához és optimalizálásához elengedhetetlenek a szilárd alapok. A hazai e-kereskedelem hajnalán, a 2000-es években simán elkezdhettél vállalkozni egy “akármilyen” rendszerrel. Ezt lecserélni, hogy a megfelelő automatizmusokat kialakítsd, vagy integrációkat kezelj, akár szörnyen kockázatos döntés is lehetett…
Egy ideje mindenki számára elérhetőek a megfelelő motorok (pl. Shoprenter, Unas, vagy épp a nemzetközi Shopify), amelyeken olcsón és könnyen el lehet kezdeni egy webshopot, de többmilliárdos céget is lehet rajta működtetni. Ezekbe már rengeteg pompás integráció van beépítve is, és külső rendszereket is biztos alapokon lehet integrálni hozzájuk. Tehát ha megvan a megfelelő szándék (hozzáállás) és eszközök (digitális felkészültség), már csak a tudást kell odatenni: merre indulj. Mutatjuk a pénzügyi-adminisztráció legfontosabb megoldásait, hogyan automatizálj okosan!
-
Automatikus pénzügyi adminisztráció: kevesebb munka, kevesebb hiba
Ha kézzel dolgoznád fel a számláidat, követnéd a fizetéseket, a könyvelőnek egyenként küldözgetnél minden adatot, semmi másra nem jutna időd, de még napi 24 órában sem… Plusz elég sokat hibáznál is ilyen időbeosztással…
Az integrált rendszerek, mint a Billingo vagy a Számlázz.hu, kapcsolódnak a webáruházakkal és a banki rendszerekkel is, automatikusan generálják és küldik a számlákat, figyelik a fizetési határidőket, és lekönyvelik a tranzakciókat. Gyorsabb is így, a hibázás is kevesebb, és a késedelmes fizetéseket, pénzügyi adminisztrációs problémákat is közelítheted a minimálishoz.
-
Specializált fintech megoldások: gyorsabb cash-in, alacsonyabb költségek
Különböző fintech megoldások pénzügyi részfeladatokra alkalmasabbak lehetnek, mint a pénzügyi szolgáltatások piacán már régóta jelenlévő (ún. inkumbens) szolgáltatók, avagy “kőbankok” kínálata. Például a SimplePay és a Barion is integrálta már az azonnali fizetési rendszer (AFR) funkciót, ami lehetőséget ad arra, hogy a vevő azonnal kifizesse a rendeléseit, az összeg pedig másodpercek alatt megérkezzen a kereskedő számlájára. Így nem kell napokat várnod a pénzre, ez pedig a fizetőképesség, vagyis a likviditás szempontjából kulcsfontosságú. Ide tartoznak az olyan neobanki megoldások is, amelyek alacsonyabb költségek mellett gyorsabban és teljesen digitalizált eszköztárral szolgáltatnak, például vállalkozói számlavezetést.
-
Faktoring: gyorsabb bevétel, kevesebb kockázat
A követeléskezelés, ezen belül is a faktoring olyan pénzügyi megoldás, amely lehetővé teszi, hogy a kereskedő eladja kintlévőségeit egy ilyen szolgáltatásra engedéllyel rendelkező vállalkozásnak (pl. pénzügyi vállalkozásnak), és azonnal megkapja a követelés egy részét (jellemzően 80-90 százalékát). Ha nagy értékű számlákat állítasz ki hosszabb fizetési határidővel, ez érdekes lehet neked, főleg a digitális faktoring, amit pl. a Flexibill nyújt Magyarországon. Ezzel stabilizálhatod a cash-flow-t, miközben a fizetési kockázatot is “kiszervezed”.
-
Hitelezési megoldások: gyorsabb és rugalmasabb pénzügyi segítség
Fontos lehet időnként neked is, hogy gyorsan és egyszerűen juss likviditáshoz a növekedéshez. A digitális hitelezési platformok, mint például a Stripe Capital, vagy itthon a Péntech sokkal gyorsabbak, hiszen digitálisan dolgozzák fel a kéréseket. Ezek a szolgáltatók figyelembe veszik az e-kereskedő valós idejű forgalmi adatait is, így pontosabban tudják meghatározni a hitelképességet, és akár néhány óra alatt döntést hoznak. A visszafizetési feltételek pedig általában szintén rugalmasabbak.
+2. Egyéb digitális eszközök magasan automatizált webshopoknak: BNPL szolgáltatók, QUiCK és társaik
Kezdenek terjedni lassan a BNPL (Buy Now, Pay Later) megoldások, mint a Klarna vagy a PastPay, különösen ott, ahol nagyobb értékű terméket későbbi részletfizetéssel szeretnénk megszerezni. Ezzel egyrészt növelheted az eladásokat, hiszen a vásárlók ezzel könnyebben döntenek nagyobb összegű kiadás mellett, másrészt a BNPL szolgáltatók általában azonnal kifizetik a teljes összeget az eladónak, minimalizálva a pénzvisszatartás kockázatát. Ez a megoldás különösen hasznos lehet azon e-kereskedők számára, akik nagyobb értékű termékeket forgalmaznak és/vagy magas átlagos kosárértéket tudnak elérni.
A fintech megoldások egy része, pl. BNPL vagy elektronikuspénz kibocsátási szolgáltatások – tényleges nyújtástól függően – engedélyköteles tevékenységnek minősülhet, amely engedélyt Magyarországon a Magyar Nemzeti Bank állítja ki. (Az MNB által engedélyezett szolgáltatókat az MNB intézménykereső honlapján lehet megtekinteni.)
A cash-flow menedzsment valóságos művészet: pedig a bevételek és kiadások egyensúlyának fenntartása alapvető a működéshez. A modern pénzügyi szoftverek, mint a QUiCK vagy a FreshBooks, valós idejű pénzügyi adatokkal dolgoznak, ezek alapján azonnal hozhatsz meg alapvető döntéseket. Lehet velük pénzügyi terveket készíteni, figyelik a kiadásokat, és előre jelzik az esetleges likviditási problémákat, hogy könnyebben felkészülhess a váratlan helyzetekre.
Mi a következő lépés?
Azt javasoljuk, hogy nézd át a fent említett megoldásokat, főleg azokat, amelyek integrálhatóak az általad használt digitális rendszerekkel, és kóstolgasd a gondolatot: van még a cégedben, ami automatizálható vagy épp tovább skálázható.
Sorozatunk következő részeiben hozunk még további, a webáruházakhoz kapcsolódó fintech megoldásokat, e-kereskedelmi példaszámításokat, és esettanulmányokat is.
